Viele Impulse für die digitale Transformation der Verwaltung

Die Landeshauptstadt Kiel hat im Juli 2022 beim ersten OZG-Verwaltungshackathon Schleswig-Holsteins viele digitale Anträge für die Stadtverwaltung entwickelt und so die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) vorangebracht. In der Zeit vom 11. bis 14. September 2023 haben nun Mitarbeitende aus Kommunalverwaltungen in ganz Schleswig-Holstein mit dem ersten SH:digital Hackathon auf dem ehemaligen MFG-5-Gelände in Holtenau an diesen Erfolg angeknüpft.

Der Hackathon wurde vom ITV.SH in Kooperation mit der Landeshauptstadt Kiel und der Staatskanzlei des Landes Schleswig-Holstein ausgerichtet. Insgesamt 20 Mitarbeitende aus verschiedenen Gemeinden und Kreisen haben gemeinsam mit Vertreter*innen von Herstellern daran gearbeitet, Verwaltungsprozesse Ende-zu-Ende zu digitalisieren. Insgesamt zehn Verwaltungsprozesse wurden in den vier Tagen durchdigitalisiert und die unterschiedlichen IT-Lösungen auf Praxistauglichkeit getestet.

Zukunft wird greifbar
Kiels Oberbürgermeister Ulf Kämpfer betonte: „Beim ersten landesweiten Hackathon SH:digital wurde Zukunft greifbar gemacht – und durch die Mitarbeitenden der kommunalen Verwaltungen aktiv mitgestaltet. Wir schaffen uns hier als Verwaltungen Freiraum, gemeinsam sinnvolle digitale Lösungen auf den Weg zu bringen, die für alle intuitiv nutzbar sind.“ Denn Automatisierung entlaste die Mitarbeitenden und ermögliche den flexiblen Gang zum Amt für alle Bürger*innen – egal zu welcher Uhrzeit und ohne unnötige Wege.

„Ich freue mich, dass wir als Landeshauptstadt nach unserem ersten Hackathon im vergangenen Jahr jetzt diesen gemeinsamen Hackathon mitorganisieren konnten, um auf diesem Wege mit IT-Fachpersonal und auf kommunaler Ebene gemeinsam Schleswig-Holstein digitaler zu machen“, so Kämpfer weiter.

Dirk Schrödter, Digitalisierungsminister des Landes Schleswig-Holstein und Chef der Staatskanzlei, ergänzte: „Wir wollen als Landesregierung Schleswig-Holstein zur digitalen Vorreiterregion machen – dafür sind bedienfreundliche, funktionierende Online-Dienste ebenso wichtig wie deren produktiver Einsatz durch die Kommunen.“ Schrödter betonte: „Die kommunale Verwaltung spielt eine zentrale Rolle bei dem Ziel, medienbruchfreie und voll digitalisierte Prozesse zu erreichen. Der SH:digital Hackathon bot IT-Fachleuten und Mitarbeitenden der Verwaltung eine tolle Gelegenheit, in besonderer Atmosphäre zusammenzukommen und gemeinsam über mehrere Tage intensiv an konkreten, digitalen Lösungen zu arbeiten.“

Effizienzsteigerungen wurden schon am zweiten Tag erreicht

Die Teilnehmer*innen des Hackathons bearbeiteten unter anderem Challenges zu den Themen Sondernutzung, Anwohnerparken, Fischereischein, Versammlungsanzeige, Baumfällgenehmigung, Förderung der Offenen Kinder- und Jugendarbeit und Schullastenausgleich. Dabei waren schon am zweiten Tag Effizienzsteigerungen zum Beispiel bei der Generierung von Bescheiden und bei automatisierten Prüfmechanismen zu erkennen. So konnte zum Beispiel bei mobilen Halteverboten eine Zeitersparnis von sechs Minuten (eine anstatt sieben Minuten) pro Antrag erzielt werden. Das Team hat es mittlerweile geschafft, das Projekt so voranzutreiben, dass in Kürze mit einem Live-Gang zu rechnen ist.
Es wurde allerdings auch deutlich, dass einige Systeme bei komplexeren Prozessen schnell an ihre Grenzen kommen – zum Beispiel bei Wenn-Dann-Beziehungen, die im Moment noch nicht abgebildet werden können.

OZG-Cloud als Grant der Interoperabilität

Zu den zentralen Erkenntnissen des Hackathons gehört unter anderem, dass die OZG-Cloud als zentrale Anbindung der Dreh- und Angelpunkt ist und auch in Zukunft bleiben muss, um Interoperabilität zu gewährleisten. Klar ist auch geworden, dass ein zentrales System zukünftig nicht die kommunalen Bedarfe decken können wird. Es ist vielmehr notwendig, ein modernes Ökosystem zu etablieren, das verschiedene Komponenten beinhaltet, die über Schnittstellen miteinander „sprechen“ können.

Ein Format, das sich bewährt

Nach dem Ende des SH:digital Hackathons arbeiten die Kommunen nun selbstständig weiter an ihren Challenges. Das Format des Hackathons zur Erfahrungsgewinnung, zum gemeinsamen Austausch mit IT-Fachleuten und anderen Kommunen hat sich aus Sicht aller Beteiligten wiederholt bewährt und soll auch künftig weitergeführt werden. Zentrales Ziel ist es, dass die digitalen Lösungen nachhaltig in den Verwaltungen eingeführt werden.