Bürger:innenbeteiligung neu gedacht.
„Die Augen überall haben“ – das kann eine kommunale Verwaltung zweifelsohne kaum leisten. Daher sind Meldungen durch Bürger:innen über Schäden oder Mängel an der Infrastruktur der Kommunalverwaltungen zweifelsohne wichtig und bei der kundenorientierten Verwaltung stets willkommen.
Doch sind die Kundenkommunikation und die Arbeitsprozesse für die kommunalen Verwaltungen meistens aufwändig – zudem werden Mängel häufig nur unvollständig und unkonkret gemeldet.
Digitale Tools können daher Abhilfe schaffen, die Qualität steigern, die Kommunikation mit den Kunden verbessern und Prozesse somit auch zeitlich verschlanken. Der ITV.SH hat als kommunales Kompetenzzentrum daher für seine Träger ein Modul beschafft, um die Qualität der Mängelmeldungen zu steigern, sowie die Prozesse effizienter und gebündelter zu gestalten. Das Tool steht den Kommunalverwaltungen kostenfrei zur Verfügung.
Der Mängelmelder kommt nach Schleswig-Holstein.
Mittels eines umfassenden Vorprojekts wurden gemeinsam mit drei Pilotkommunalverwaltungen die Anforderungen an ein Tool erhoben – besonders deutlich wurde, dass ein Mängelmeldungstool einen besonderen Fokus auf die prozessgeleitete Aufnahme und Bearbeitung mit automatischen Regeln zur Delegation, auf die Kommunikation mit den Kunden, sowie auf die Möglichkeit zur Anlage interner Vermerke legen muss. Auch datenschutzrechtliche Belange, wie z. B. eine automatisierte Anonymisierung von Gesichtern und Kennzeichen wurden bei der Anforderungserhebung hoch priorisiert.
Entlang von kooperativ entwickelten IST- und SOLL-Prozessen wurden kommunalen Anforderungen definiert und gemeinsam mit übergreifenden Anforderungen gefasst: Als wirtschaftlichstes Angebot zur Erfüllung dieser Anforderungen ging das Produkt Meldoo der Firma leanact GmbH hervor. Neben der Beschaffung von Lizenzen wurde auch vertraglich vereinbart, dass die kommunale Konfiguration durch die Firma umgesetzt wird; Supportleistungen und gemeinsame Schulungen werden durch die Firma ebenso angeboten.