Die Bearbeitung von Mängeln durch Bürger:innen in der Kommunalverwaltung sind wichtig – jedoch häufig ein Zeitfresser: Die Koordination zur Abarbeitung von Mängeln mit der einschließenden Kundenkommunikation kosten viel Zeit. Daher hat der ITV.SH ein Tool beschafft, durch das die Koordination und die kundenorientierte Bearbeitung digital unterstützt leichter fallen soll.
„Die Augen überall haben“ – das kann eine kommunale Verwaltung zweifelsohne kaum leisten. Daher sind Meldungen durch Bürger:innen über Schäden oder Mängel an der Infrastruktur der Kommunalverwaltungen zweifelsohne wichtig und bei der kundenorientierten Verwaltung stets willkommen.
Doch sind die Kundenkommunikation und die Arbeitsprozesse für die kommunalen Verwaltungen meistens aufwändig – zudem werden Mängel häufig nur unvollständig und unkonkret gemeldet.
Digitale Tools können daher Abhilfe schaffen, die Qualität steigern, die Kommunikation mit den Kunden verbessern und Prozesse somit auch zeitlich verschlanken. Der ITV.SH hat als kommunales Kompetenzzentrum daher für seine Träger ein Modul beschafft, um die Qualität der Mängelmeldungen zu steigern, sowie die Prozesse effizienter und gebündelter zu gestalten. Das Tool steht den Kommunalverwaltungen kostenfrei zur Verfügung.
Mittels eines umfassenden Vorprojekts wurden gemeinsam mit drei Pilotkommunalverwaltungen die Anforderungen an ein Tool erhoben – besonders deutlich wurde, dass ein Mängelmeldungstool einen besonderen Fokus auf die prozessgeleitete Aufnahme und Bearbeitung mit automatischen Regeln zur Delegation, auf die Kommunikation mit den Kunden, sowie auf die Möglichkeit zur Anlage interner Vermerke legen muss. Auch datenschutzrechtliche Belange, wie z. B. eine automatisierte Anonymisierung von Gesichtern und Kennzeichen wurden bei der Anforderungserhebung hoch priorisiert.
Entlang von kooperativ entwickelten IST- und SOLL-Prozessen wurden kommunalen Anforderungen definiert und gemeinsam mit übergreifenden Anforderungen gefasst: Als wirtschaftlichstes Angebot zur Erfüllung dieser Anforderungen ging das Produkt Meldoo der Firma leanact GmbH hervor. Neben der Beschaffung von Lizenzen wurde auch vertraglich vereinbart, dass die kommunale Konfiguration durch die Firma umgesetzt wird; Supportleistungen und gemeinsame Schulungen werden durch die Firma ebenso angeboten.
Hier können Sie eine Projektbeschreibung herunterladen:
Auf der ITV.SH-Vernetzungsplattform halten wir Sie im Projekt „Mängelmelder“ immer auf dem Laufenden. Hier können Sie auch Ihre Fragen stellen und Anregungen einbringen.
Einfach und intuitiv – die mobile App
Foto aufnehmen, Standort erfassen, Kategorie auswählen – jetzt noch ein kleiner Infotext und sofort wird die Meldung digital abgelegt. Mit Meldoo ermöglichen Sie eine moderne und nutzerfreundliche Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung und erhalten zeitgleich alle Informationen, die Sie für eine qualitative Einschätzung der Lage benötigen.
Ihr persönliches Meldoo-Webformular
Bürgerinnen und Bürger kennen vor allem Ihre kommunale Webseite. Daher bekommen Sie von uns ein individuelles Webformular, das Sie in weniger als 2 Minuten in Ihre Webseite übernehmen können. Jetzt können Melder neben der mobilen App ebenfalls Meldungen über Ihre Seite absenden – wie immer nutzerfreundlich und schnell.
Auch für Ihre Mitarbeiter:innen - einfach protokollieren
Viele der Kommunen, die Meldoo nutzen, nutzen das Tool, um selbst Mängel in der Kommune zu dokumentieren. Egal, ob Bauhof oder Ordnungsamt, erfassen Sie mit der mobilen App Missstände in Ihrer Umgebung und legen Sie diese blitzschnell digital ab. Mit der Funktion „interne Geräte“ bleiben Meldungen Ihrer Mitarbeiter unsichtbar und tauchen nicht auf der Übersichtskarte auf.
Freie Wahl der Meldekategorien
Schlagloch, Sturmschaden, Verschmutzung oder lieber doch Beleuchtung? Sie entscheiden welche Kategorien für Ihre Kommune von Bedeutung sind. Melder in Ihrem Zuständigkeitsbereich bekommen nur die Kategorien angezeigt, die für Sie von Bedeutung sind. Gerne unterstützen wir Sie bei der Wahl der perfekten Kategorien für Ihre Kommune.
Automatische Rückmeldungen an die Melder
Melder erhalten eine automatische Eingangsbestätigung, sobald Sie Ihre Nachricht abgesendet haben. Mit MeldooPLUS haben Sie nicht nur die Möglichkeit Ihre Eingangsbestätigung ja nach Kategorie zu individualisieren – das System informiert den Nutzer zusätzlich über den Fortschritt der Bearbeitung – ganz ohne personellen Aufwand. Nie wieder: „Wie weit sind Sie eigentlich mit …?“ – Fragen!
Direkte Weiterleitung an zuständige Fachbereiche
MeldooPLUS ermöglicht die direkte Zustellung von Meldungen an die zuständigen Mitarbeiter oder Fachbereiche. Erhalten Sie nur noch Meldungen, für deren Behebung Sie auch zuständig sind. Ihre Kommune hat eine
zentrale Stelle für Bürgerservice? Kein Problem – mit MeldooPLUS können zentrale Einrichtungen Meldungen intern weiterleiten und bis zur Erledigung verfolgen.
Einfache Weiterleitung – auch an Externe
Sie haben eine Meldung erhalten, die Ihre Kommune nicht selbst behebt? MeldooPLUS ermöglicht es Ihnen aus dem System heraus alle Informationen zur Meldung (Standort, Bilder, Beschreibung, etc.) mit einem Klick an externe Stellen (Dienstleister oder Landkreis) weiterzuleiten. Diese erhalten
die Möglichkeit nach Erledigung den Mangel ebenfalls als „Erledigt“ zu markieren.
DSGVO konform mit Textvorlagen
Sollten Sie doch mal weitere Informationen zur Meldung benötigen, so können Sie dem Melder eine kurze Nachricht mit Ihrer Frage senden – komplett DSGVO konform, ohne personenbezogene Daten. Schreiben Sie einfach eine individuelle Nachricht oder nutzen Sie voreingestellte Textvorlagen. Der Melder wird durch eine Benachrichtigung über Ihre Frage informiert.
Der Mängelmelder wurde in drei Pilotkommunen gestestet, für gut befunden und steht jetzt für den Rollout bereit.
Sie haben Interesse? Dann treten Sie dem Projekt „Mängelmelder“ auf der ITV.SH-Vernetzungsplattform bei (netzwerk.itvsh.de/project/maengelmelder/). Dort halten wir Sie über alle Entwicklungen auf dem Laufenden und erklären den Bestellungsprozess.
Bei Fragen kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu.
