Digitale Archivierung

Beratungsangebot der KOSDA

Die KOSDA (Kommunale Servicestelle für Digitale Archivierung) ist Ihre kompetente Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um die digitale Langzeitarchivierung. In einer zunehmend digitalen Welt ist die Erhaltung von wichtigen Daten und Dokumenten eine entscheidende Aufgabe für die öffentliche Verwaltung. Dies stellt nicht zuletzt die Kommunen vor die Herausforderung, ihr digitales Archivgut langfristig und sicher für die Zukunft zu bewahren.

Unser Angebot für Sie:

Wir bieten maßgeschneiderte Beratung, um diese Herausforderungen mit modernen Lösungen zu meistern. Unsere Expertise hilft Ihnen, Ihre wertvollen Daten zukunftssicher zu archivieren, damit die digitale Geschichte Ihrer Kommune nicht verloren geht.

Unser Beratungsangebot für die Kommunalarchive sowie die kommunalen Archivträger umfasst:

Digitale Schriftgutverwaltung

Die Archivierung von digitalen Unterlagen beginnt nicht erst bei der Übergabe an das Archiv, sondern bereits bei der Entstehung der Unterlagen in der Verwaltung. Durch die frühzeitige Beteiligung des zuständigen Archivs bei der Ausgestaltung der digitalen Schriftgutverwaltung, der Maßnahmen zur Langzeitspeicherung sowie des Aussonderungsprozesses wird vermieden, dass mit der Aussonderung ggfs. bereits Informationsverluste eingetreten sind oder ressourcenaufwendige Nachbesserungen an organisatorischen Prozessabläufen sowie technischen Implementierungen vorgenommen werden müssen. Je besser die Unterlagen bereits bei ihrer Entstehung strukturiert und geordnet sind, desto einfacher ist die spätere Übernahme. Wir begleiten Sie bei der Einführung der E-Akte, beraten bei der Erstellung von Dienstanweisungen zur Schriftgutverwaltung und informieren über Kriterien für die Auswahl und Nutzung von Fachverfahren, Dateiformaten und Langzeitspeichersystemen.
 

Digitale Langzeitarchivierung

Die digitale Langzeitarchivierung ist eine komplexe und anspruchsvolle Angelegenheit und nicht alle Arbeitsschritte aus der analogen Welt lassen sich ohne Weiteres ins Digitale übertragen. Der technische Fortschritt sorgt außerdem für immer schneller auftretende Veränderungen, die die Bewahrung von Archivgut vor neue Herausforderungen stellen. Wir helfen bei der Erstellung von Aussonderungskonzepten, bieten Schulungen und Workshops zu den theoretischen Grundlagen der digitalen Langzeitarchivierung an und beraten bezüglich der Anforderungen und Möglichkeiten der technischen Umsetzung.

Digitalisierung der archivischen Arbeitsprozesse

Digitale Langzeitarchivierung bedeutet nicht nur die Speicherung und Erhaltung von digitalen Objekten, sondern auch die Bereitstellung von Recherchemöglichkeiten und Informationen über die Archivalien. Außerdem verpflichtet das Onlinezugangsgesetz – Gesetz zur Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in Bund, Ländern und Kommunen. Weiterlesen...Onlinezugangsgesetz auch die Archive, ihre grundlegenden Leistungen über das Internet anzubieten. Durch die Nutzung eines Archivfachinformationssystems (AFIS) lassen sich die eigenen Arbeitsprozesse digitalisieren und vereinfachen. Wir informieren über Kriterien für die Auswahl geeigneter Archivfachinformationssysteme und bieten Unterstützung für die Nutzung des Archivfachinformationssystems „Arcinsys“. 

Arcinsys – Ihr digitales Archivportal

Arcinsys bildet alle archivfachlichen Aufgabenbereiche digital ab. Zentral ist die Erschließung – bezeichnet das Ordnen und Verzeichnen von Archivgut Weiterlesen...Erschließung von analogem und digitalem Archivgut nach fachlichen Standards in einer Datenbank. Die Erschließungsinformationen können sofort über das Internet bereitgestellt und mit Digitalisaten verknüpft werden. Arcinsys dient dabei als Archivportal und ermöglicht Nutzer:innen die landesweite Recherche in den Beständen aller mitnutzenden Archive. Über das Lesesaalmodul kann die Verwaltung der Nutzer:innen, das Stellen von Nutzungsanträgen gemäß Onlinezugangsgesetz – Gesetz zur Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in Bund, Ländern und Kommunen. Weiterlesen...Onlinezugangsgesetz und die Bestellung von Archivalien in den Lesesaal umgesetzt werden. Im Bereich der Überlieferungsbildung – Zentrale Aufgabe von Archiven, die Auswahl und Umfang historischer Überlieferungen bestimmt. Weiterlesen...Überlieferungsbildung bietet Arcinsys Funktionen zur Verwaltung von abgebenden Stellen, zur Dokumentation von Bewertungsentscheidungen und ein digitales Zugangsbuch. 
Die Kommunale Servicestelle für digitale Archivierung ist für Kommunalarchive in Schleswig-Holstein die erste Anlaufstelle, wenn es um Arcinsys geht. Bei Interesse können wir Ihnen das System vorstellen und alle Fragen zu den rechtlichen, finanziellen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Nutzung klären. Darüber hinaus führen wir Schulungen und Workshops durch und stehen bei Fragen zur Anwendung jederzeit zur Verfügung. Ebenfalls helfen wir beim Wechsel von einer bereits vorhandenen Erschließungssoftware und der Migration der Erschließungsdaten zu Arcinsys und beim Import von analog vorliegenden Findbüchern.
 

Austausch und Vernetzung

Wir bieten Ihnen nicht nur wertvolle Inhalte und Expertenwissen, sondern auch die Möglichkeit, Ihr Netzwerk auszubauen und von der Expertise anderer Kommunen zu profitieren. Unsere Vernetzungsplattform ist der ideale Ort, um sich mit anderen Kommunen und Fachleuten zu verbinden. Hier können Sie Fragen stellen, Lösungen diskutieren und gemeinsame Projekte anstoßen. Auch auf regionaler Ebene fördern wir den Austausch. In regelmäßigen Treffen auf Kreisebene können Sie sich direkt vor Ort mit anderen Teilnehmenden vernetzen, aktuelle Herausforderungen diskutieren und gemeinsam an Lösungen arbeiten. Darüber hinaus informieren wir über aktuelle Entwicklungen, Best Practices und innovative Ansätze auf dem Gebiet der digitalen Langzeitarchivierung. Werden Sie Teil unserer Community – für eine starke und vernetzte Zukunft der digitalen Archivierung in den Kommunen.