Leitfaden E-Rechnung

Rechtliches

Durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL2014/55/EU) werden die öffentlichen Verwaltungen der Mitgliedsstaaten verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnung) zu empfangen und zu verarbeiten. Diese E-Rechnungen müssen einem bestimmten Rechnungsdatenformat entsprechen.

Was gilt für Kommunen in Schleswig-Holstein?

Entsprechend der Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (E-Rechnungsverordnung – ERechVO) müssen Kommunen sowie weitere öffentlich-rechtliche Auftraggeber in Schleswig-Holstein in der Lage sein, elektronische Rechnungen mit einem Auftrags- oder Vertragswert oberhalb des gemäß § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen jeweils maßgeblichen Schwellenwertes zu empfangen und zu verarbeiten. Es liegt in der Entscheidung der öffentlich-rechtlichen Auftraggeber auch unterschwellige Rechnungen als elektronische Rechnung zu akzeptieren. 

Wer ist ein öffentlich-rechtlicher Auftraggeber in Schleswig-Holstein?

Hiermit sind alle Stellen i. S. d. § 99 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), für die gemäß § 159 GWB eine Vergabekammer des Landes Schleswig-Holstein zuständig ist, gemeint. 

Was gilt für Unternehmen?

Nach dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) muss jedes Unternehmen in Deutschland seit  Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (inkl. rechtssicherer Ablage). Ausnahmen hierfür gibt es für Kleinbetragsrechnungen (mit einem Gesamtbetrag unter 250 €) und für Fahrausweise. 

Weitere Informationen hierzu finden Sie z. B. auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums oder der IHK Köln.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung und wie empfange und verarbeite ich diese?

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Das heißt an eine E-Rechnung sind strenge Formvorschriften geknüpft. Zulässig sind derzeit nur Rechnungen, die den Standards XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X entsprechen, da diese eine maschinenlesbare Datei im XML-Format beinhalten. Um es in aller Deutlichkeit zu betonen, bei einer reinen PDF-Datei ohne entsprechenden maschinenlesbaren Teil handelt es sich um keine E-Rechnung! 

Der Empfang kann beispielsweise per E-Mail (unter Beachtung des Datenschutzrechts) erfolgen. Das Land Schleswig-Holstein stellt öffentlichen Auftraggebern ein zentrales E-Rechnungsportal (s. E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein) bereit, welches sich u. a. einen rechtssicheren Empfang gewährleistet.

Die Verarbeitung von E-Rechnungen sollte perspektivisch medienbruchfrei in einem entsprechenden Fachverfahren erfolgen. Wichtig ist, dass der elektronische Datensatz das Rechnungsoriginal darstellt (bei einer XRechnung die XML-Datei, bei einer ZUGFeRD-Rechnung die PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei), welches entsprechend revisionssicher abzulegen ist.

Wozu brauche ich eine Leitweg-ID und wo bekomme ich diese?

Eine Leitweg-ID ist quasi die Postanschrift, die ein elektronisches Routing der E-Rechnung an den richtigen Rechnungsempfänger ermöglicht. Der Aufbau einer zentralen „Adressdatenbank“ mit den Leitweg-IDs der öffentlich-rechtlichen Auftraggeber in Deutschland ist geplant. Aktuell sind die Leitweg-IDs noch direkt bei den Rechnungsempfängern zu erfragen. 

Wie komme ich als öffentlicher Auftraggeber an eine Leitweg-ID?

Kommunale öffentliche Auftraggeber erhalten die Antragsunterlagen und weitere Informationen in unserem OZG-Shop.

Öffentliche Auftraggeber des Landes Schleswig-Holstein wenden sich bitte an das Finanzministerium (xrechnung@fimi.landsh.de).

Wie komme ich als Unternehmen an eine Leitweg-ID?

Anders als im behördlichen Bereich gibt es für Unternehmen keine zentrale Vergabestelle für Leitweg-IDs. Zur Identifizierung privatwirtschaftlicher Unternehmen in E-Rechnungen wird empfohlen, die Umsatzsteuer-ID zu verwenden. Weitere Informationen hierzu gibt es auf der Webseite Leitweg-ID Portal. 

E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein

Das Land Schleswig-Holstein stellt den öffentlichen Auftraggebern in Schleswig-Holstein ein zentrales E-Rechnungsportal für den Empfang von E-Rechnungen bereit. 

Was sind die Vorteile für öffentliche Auftraggeber (Rechnungsempfänger)?

• Kostenfreie Nutzung.
• Rechtssicherer Empfang im Sinne der EU-Richtlinie.
• Umfangreiche Prüfungen zur Sicherstellung einer korrekten Zustellung.
• Erstellung eines Prüfprotokolls (z. B. zum Nachweis von Rechnungs- und Skontofristen)
• XRechnungen werden durch eine PDF-Visualisierung ergänzt.
• Virenprüfung (inklusive der Anhänge)

Was muss ich als öffentlicher Auftraggeber tun, um teilnehmen zu können?

Kommunale öffentliche Auftraggeber wenden sich bitte an den ITV.SH (rechnung.e-rechnung@itvsh.de).

Öffentliche Auftraggeber des Landes Schleswig-Holstein wenden sich bitte an das Finanzministerium (xrechnung@fimi.landsh.de).

Was sind die Vorteile für Unternehmen (Rechnungssender)?

• Kostenfreie Nutzung.
• Es werden verschiedene Rechnungs-Eingangskanäle mit korrespondierender Authentifizierung bereitgestellt (E-Mail, Dateiupload, Peppol).
• E-Rechnungen können standardkonform über eine Weboberfläche händisch erfasst werden.
• Benachrichtigung bei erfolgreicher Zustellung bzw. Fehlermeldung bei nicht erfolgreicher Zustellung.

Was muss ich als Unternehmen tun, um teilnehmen zu können?

• Bitte erkundigen Sie sich beim Rechnungsempfänger nach der Leitweg-ID und ob der Rechnungsempfänger den Basisdienst – Basisdienste werden vom Land SH für die elektornische Abwicklung von Verwaltungsabläufen zur Verfügung gestellt. Weiterlesen...Basisdienst E-Rechnungsportal nutzt.
• Bitte beachten Sie, dass E-Rechnungen maschinenlesbar im Format XRechnung (ab der Version 2.0) oder ZUGFeRD (ab der Version 2.1.1) mit dem Profil XRechnung oder EN 16931 vorliegen müssen. Über das Peppol-Netzwerk wird zudem der Standard BIS Billing 3.0 akzeptiert.
• Zur korrekten Adressierung der E-Rechnung ist es stets erforderlich eine gültige Leitweg-ID in das Feld BT-10 des XML-Datensatzes einzutragen. Das gilt auch für die Nutzung des Peppol-Netzwerks als Zugangsweg.
• Anlagen müssen in die XML-Datei eingebettet sein und in einem der Formate PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS vorliegen. E-Rechnungen mit Anlagen in anderen Formaten werden zwar angenommen, unzulässige Anlagen werden aber ignoriert. Über nicht berücksichtigte Anlagen werden Sie informiert.
• Für die Nutzung der durch das Portal bereitgestellten Eingangskanäle (E-Mail, Dateiupload oder Direkterfassung einer E-Rechnung)  ist eine einmalige und kostenlose Registrierung am Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erforderlich (nur für das Senden von E-Rechnungen per Peppol ist keine Registrierung erforderlich).

Zusätzliche Informationen bei Nutzung des Eingangskanals E-Mail:

• Die E-Mailadresse lautet: rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de.
• Es gilt eine Größenbeschränkung von 200 Megabyte, wobei der E-Mailprovider in der Lage sein muss, derart große E-Mails zu versenden.
• Für ZUGFeRD-Rechnungen ist nur der Zugangsweg E-Mail zulässig. Bitte beachten Sie, dass pro E-Mail ausschließlich eine einzelne XML-Datei an die von Ihnen genannte Adresse übermittelt werden darf. Dies gilt gleichermaßen für das ZUGFeRD-Rechnungsformat. In diesem Fall handelt es sich um eine PDF/A3-Datei, die den XML-Datensatz als eingebettete Datei enthält.

Zusätzliche Informationen für die Direkterfassung oder den Upload im Portal: 

• Die Portaladresse lautet: https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG. Die maximale Anzahl rechnungsbegleitender Anlagen ist auf 200 beschränkt.
• Der Upload und die Weiterverarbeitung auf dem E-Rechnungsportal ist bei selbsterstellten E-Rechnungen nur für XRechnungen in der Syntax UBL oder in der Syntax CII UN/CEFACT mit einer Größenbeschränkung von 200 Megabyte möglich.
• Durch die Möglichkeit der Direkterfassung von E-Rechnungen ist sichergestellt, dass die Rechnung den erforderlichen Formatvorgaben entspricht.

Zusätzliche Informationen zur Nutzung des Peppol-Netzwerks:

• Das Peppol-Netzwerk ist eine Entwicklung der Non-Profit Organisation OpenPeppol, mit dem Ziel die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert zu ermöglichen. Hierzu zählt auch die Übertragung elektronischer Rechnungen (vgl. Webseite Der Übertragungskanal: Peppol).
• Um E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu versenden, müssen Sie sich an einen Service-Provider wenden, der einen Peppol Access Point Corner 2 betreibt.
• Für eine ordnungsgemäße Zustellung ist neben der Angabe der Leitweg-ID im XML-Datensatz zusätzlich die für den Rechnungsempfänger gültige Peppol-ID einzutragen. Falls diese nicht vorliegt, muss diese beim Rechnungsempfänger erfragt werden.

Wie erfahre ich, dass meine E-Rechnung ordnungsgemäß zugestellt wurde?

Sofern die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger ordnungsgemäß zugestellt werden konnte, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung im Form eines Laufzettels. Falls ein Eingangskanal genutzt wurde, der die Registrierung im Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erfordert, wird dafür die E-Mail-Adresse verwendet, die im E-Rechnungsportal als Rechnungsversandadresse hinterlegt ist. In allen anderen Fällen wird die im XML-Datensatz angegebene Kontakt-E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders verwendet.

Sollten Sie keine positive Nachricht von uns erhalten, dürfen Sie nicht von einem Zugang der elektronischen Rechnung ausgehen, auch wenn Sie keine Information über die Ablehnung der elektronischen Rechnung erhalten haben.

Welche Zusendungen führen zu Fehlermeldungen?

• E-Rechnungen von nicht authentifizierten Absendern. Hinweis: Es ist eine einmalige und kostenlose Registrierung am Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erforderlich.
• E-Rechnungen, bei denen der XML-Datensatz nicht dem Standard XRechnung entspricht (Ausnahme: Über Peppol wird auch BIS Billing 3.0 akzeptiert).
• E-Rechnungen mit einer ungültigen oder unbekannten Leitweg-ID.
• E-Mails, die mehrere E-Rechnungen oder mehrere XML-Dateien beinhalten.
• Per E-Mail versandte XRechnungen, die neben dem XML-Datensatz weitere Anhänge (nicht XML) enthalten werden zwar akzeptiert, die anderen Anhänge werden jedoch verworfen. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist eine Anlage im PDF/A3-Format entsprechend des ZUGFeRD-Standards zulässig.
• Spam oder Nachrichten mit Schadcode.

Sollte die E-Rechnung aufgrund eines Fehlers nicht zustellbar sein, werden Sie darüber informiert. Keine Benachrichtigung erfolgt, wenn die Nachricht Schadcode beinhaltet oder als Spam klassifiziert wird.

Was muss ich tun, wenn ich eine Fehlermeldung erhalte?

Sofern die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger nicht ordnungsgemäß zugestellt werden konnte, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung im Form eines Laufzettels. 

Die einzige Ausnahme hiervon besteht darin, dass dem Portal zugestellte „Rechnungsdateien“, die eine Malware enthalten oder als Spam klassifiziert worden sind, gar nicht erst vom Portal angenommen werden. Darüber erfolgt keine Benachrichtigung. 

Gängige Fehlermeldungen und mögliche Abhilfemaßnahmen sind in der nachfolgenden Tabelle beschrieben. Weitere Informationen finden Sie in der Spezifikationsbeschreibung zur XRechnung, die von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht wurde.