Digitales Archiv (DIMAG)

Langzeitarchivierung mit DIMAG

Mit DIMAG stellen wir den Kommunen in Schleswig-Holstein eine technische Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung zur Verfügung. Auf Basis eines Nutzungsvertrages kann DIMAG über den ITV.SH bezogen werden. Es ermöglicht den Kommunen ihren gesetzlichen Auftrag zur Archivierung digitaler Unterlagen zu erfüllen. Auf diese Weise muss nicht jede Kommune eine eigene Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung einrichten und es werden Ressourcen und Aufwände reduziert.

DIMAG wird im Rahmen einer Entwicklergemeinschaft nach internationalen Standards für die digitale Langzeitarchivierung ständig weiterentwickelt und ist seit 2006 produktiv im Einsatz. Der Kreis der Nutzenden wächst stetig. Neben dem Großteil der staatlichen Archive gehören mittlerweile auch zahlreiche Kommunalarchive in Deutschland sowie Archive aus Österreich und der Schweiz zum DIMAG-Anwenderkreis. Dadurch ist eine große Anwendergemeinschaft entstanden, die sich gegenseitig unterstützt und ein Forum für den fachlichen Austausch bietet. Hier werden kontinuierlich Verbesserungsvorschläge gesammelt, Fehler behoben und das System bei neuen Bedarfen weiterentwickelt. Die Anwendergemeinschaft ist untereinander gut vernetzt, was einen breiten Erfahrungsaustausch auch auf kurzem Dienstweg ermöglicht. 

Entwicklung nach OAIS-Referenzmodell

Das DIMAG-System ist modular aufgebaut und wurde nach dem OAIS-Referenzmodell entwickelt. Dementsprechend werden die archivwürdigen Daten von der abgebenden Behörde (Produzent) zu einem Lieferpaket (SIP - submission information package) zusammengestellt und bei der Übernahme in das digitale Magazin zu Archiv-Informationspaketen (AIP - archival information package) umgewandelt. Darin befinden sich sowohl die Primär- als auch zugehörige Metadaten, welche u. a. Informationen zur Historie der bisherigen Bearbeitungen bzw. Migrationen im Archiv sowie Attribute, die Integrität und Authentizität gewährleisten können. Als Voraussetzung für die Übernahme der Daten in das digitale Magazin müssen die Primärdaten als archivwürdig bewertet und mit den entsprechenden Metadaten angereichert worden sein. Der Ingest (Upload) in das digitale Magazin kann dabei auf unterschiedlichen Wegen stattfinden. Je nachdem, ob die Daten aus einem Fachverfahren, wie z.B. einem DMS, oder aus Dateiablagen in das digitale Magazin geladen werden sollen, können unterschiedliche Tools zur Bearbeitung genutzt werden. Diese Tools sind alle im DIMAG-Programmpaket enthalten und können ohne zusätzliche Kosten vollumfänglich genutzt werden. 

Zur Wiederauffindbarkeit des AIPs werden zusätzlich Erschließungsinformationen (descriptive information) erzeugt und in der Datenverwaltung abgelegt. Auch die Recherche und der Zugriff durch Nutzende erfolgen über spezielle Informationspakete (DIP - dissemination information package), die entsprechend der Anfrage und den Zugriffsrechten unterschiedlich ausgeprägt sein können. Für den dauerhaften Erhalt der Daten müssen entsprechende Prozesse geplant und implementiert werden. Dies erfolgt in der Regel über eine Migration der Daten in archivfähige Dateiformate.

DIMAG die “All-in-One-Lösung”

Das DIMAG-Programmpaket stellt somit eine „All-in-One-Lösung“ dar, bei der die unterschiedlichen archivfachlichen Bedarfe mit den IT-technischen Notwendigkeiten, wie z.B. der IT-Sicherheit, fein abgestimmt sind. 

DIMAG kann von allen Kommunen in Schleswig-Holstein kostenpflichtig genutzt werden. Voraussetzung dafür ist ein Nutzungsvertrag mit dem ITV.SH, der auf Anfrage bzw. über unseren SHOP erhältlich ist.