Digitale Prozesse für die Verwaltung der Zukunft
Die Modernisierung der Verwaltung erfordert nachhaltige Anpassungen von Prozessen und Strukturen. Durch gezieltes Prozessmanagement wollen wir einerseits Verwaltungsabläufe beschleunigen und vereinfachen, wodurch die Mitarbeiter:innen der Kommunalverwaltungen entlastet werden. Andererseits profitieren die Bürger:innen und Unternehmen maßgeblich: Antragsdokumente können künftig unkompliziert von jedem digitalen Endgerät rund um die Uhr eingereicht werden. Die Dokumente gelangen direkt an den richtigen Ort in der Amtsverwaltung, Verfahren können beschleunigt und Kosten reduziert werden.
Die Projektziele
Das zentrale Anliegen des Gesamtprojekts ist es, eine Plattform zur Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bereitzustellen, die von beliebig vielen Verwaltungen in Deutschland mühelos genutzt werden kann.
Wir wollen:
- Verwaltungsinterne Prozesse effizienter gestalten und beschleunigen
- Kommunalverwaltungen jeglicher Größe befähigen, ihre Prozesse mühelos zu analysieren und zu optimieren
- Zeit und Kosten durch die Wiederverwendung von Prozessen einsparen
- Ein Nachnutzungsmodell für Kommunen entwickeln
- Bestehende Software-Lösungen integrieren
- Ein digitales Mindset in den Verwaltungen etablieren
Unsere Erfolge und Funktionalitäten
Im Rahmen des Modellvorhabens wurde eine Prozessdigitalisierungsplattform an die Anforderungen von öffentlichen Verwaltungen angepasst. Die genutzte Low-Code-Plattform ist eine erweiterbare Prozessausführungsplattform (BPMS) für die Abwicklung individueller Prozesse vom Antrag bis zur Bescheiderstellung. Mithilfe eines flexiblen Baukastensystems können Fachanwendungen rasch und einfach erstellt und an die verwaltungsspezifischen Anforderungen angepasst werden. Dies umfasst typische Antragsprozesse von Bürger:innen und Unternehmen ebenso wie interne Verwaltungsabläufe.
Folgende Funktionalitäten können derzeit zur Verfügung gestellt werden:
- Anträge über diverse Eingangskanäle (OZG-Cloud, Onlinedienste, E-Mail, Post/Fax, persönliche Vorsprache, Telefon)
- Automatisierte Gebührenermittlung und Gebührenbescheiderstellung
- Automatisierte Sollstellung und Anordnungen zum Finanzsystem
- Automatisierte Bescheiderstellung und Zustellung an die Antragsteller:in über verschiedene Ausgangskanäle (insbesondere OSI-Postfach, E-Post, Ausdruck)
- Automatische Terminüberwachung, Wiedervorlage und Zustellung des Workflows zur Sachbearbeiter:in entsprechend der jeweiligen Organisation
- Integration der eAkte und automatisierte Archivierung im Dokumentenmanagementsystem
- Anbindung an Fachverfahren zur weiteren Sachbearbeitung
- Individuelle kommunenspezifische Konfiguration und Design
- Mandanten- und Mehrbenutzerfähigkeit
- Als Low-Code-Plattform ist einfache daten- und prozessorientierte Modellierung möglich
- Standardisierung durch gemeinsame, freie und sofort nutzbare Prozessbibliothek für alle Kommunen
- Bereitstellung als Software-as-a-Service (SaaS)
Meilensteine
Im Dezember 2020 startete der ITV.SH gemeinsam mit dem Amt Mittelangeln mit der Bearbeitung von ausgewählten Verwaltungsprozessen. Hierzu gehören derzeit:
- Plakatierung innerhalb von Ortsdurchfahrten
- Negativzeugnis über gemeindliches Vorkaufsrecht
- Gaststättenbetrieb: Erteilung vorübergehender Gestattung
- Aufgrabegenehmigung
- Verkehrsrechtliche Anordnung
- Sondernutzung von Straßen und Verkehrsraumeinschränkung
Von Anfang an wurden alle digitalisierten Prozesse so gestaltet, dass sie nahtlos von anderen Kommunen genutzt werden können. Es handelt sich durchweg um Prozesse, für die insbesondere in kleineren und mittleren Kommunen keine vergleichbaren Softwarelösungen existieren. Seit Juli 2023 befinden wir uns mit den Ämtern Itzehoe-Land, Krempermarsch, Schenefeld und Wilstermarsch in der Transferphase.
Die Förderinitiative „Heimat 2.0“ des Bundes
Das Vorhaben „Verwaltung 4.0“ wird innerhalb des Programms Region gestalten des Bundesministeriums für
Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen in Zusammenarbeit mit dem Bundesinstitut für Bau-, Stadt und
Raumforschung gefördert. Die Förderinitiative „Heimat 2.0“ ist Teil des Förderprogramms. Hiermit möchte das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauen (BMWSB) und das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) für gleiche Lebens- und Arbeitsverhältnisse in Deutschland sorgen, indem die digitalen Angebote in ländlichen Regionen ausgebaut und miteinander vernetzt werden.
Aus zwölf Modellregionen wurden fünf Patenregionen ausgewählt, die mit jeweils 300.000 Euro gefördert werden, um ihre Ergebnisse auf die Transferkommunen zu übertragen. Neben der Patenregion Mittelangeln gehören dazu: Herzberg und Prötzel in Brandenburg, Viöl in Schleswig-Holstein und Einbeck in Niedersachsen.
Ausführliche Informationen zu dem Förderprogramm „Region gestalten“ einschließlich der Initiative „Heimat 2.0“ erhalten Sie hier.
Wir sind stolz darauf, Pioniere im Bereich der digitalen Verwaltung zu sein und freuen uns darauf, die Kommunen für die Zukunft zu rüsten. Gehen Sie mit uns den Weg in die „Verwaltung 4.0“ und erleben Sie eine effiziente, nutzerfreundliche und moderne Verwaltung, die den Bedürfnissen der Bürger:innen und Unternehmen gerecht wird.
