Was ist eine E-Rechnung?
Es handelt sich nur dann um eine E-Rechnung, wenn diese in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. Grundlage für zulässige elektronische Formate für E-Rechnungen ist die CEN-Norm EN 16931.
Auf Basis der Norm wurden in Deutschland die Standards ZUGFeRD (aktuell Version 2.1) und XRechnung (aktuell Version 1.2.2) entwickelt. Bei eingescannten oder als PDF vorliegenden Rechnungen handelt es sich nicht um strukturierte elektronische Formate im Sinne der Norm.
Wie kann der Empfang und die Verarbeitung im Sinne der ERechVO sichergestellt werden?
Das gesetzliche Minimum für kommunale öffentliche Auftraggeber besteht in der Bereitstellung einer De-Mailadresse für den Empfang von E-Rechnungen, deren Auftragswert oberhalb des nach §106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen jeweils maßgeblichen Schwellenwertes liegt.
Das zentrale E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein
Das Land Schleswig-Holstein stellt ein Portal zur kommunalen Mitnutzung bereit. Es bietet den Rechnungsstellern verschiedene Eingangskanäle an, führt umfangreiche Prüfungen (z. B. hinsichtlich Virenfreiheit und korrekter Syntax) durch und ermöglicht den kommunalen Nutzern einen rechtssicheren Rechnungsempfang im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Dieser Basisdienst ist kostenlos für die Nutzer.
Wie kann die Mitnutzung des Portals beantragt werden?
Die Beantragung erfolgt zunächst formlos per E-Mail an den ITVSH über die Adresse rechnung.e-rechnung[at]itvsh.de. Sie erhalten dann vom ITVSH ein entsprechendes Antragsformular nebst den anzuerkennenden Nutzungsbestimmungen.
Wo gibt es mehr Informationen?
Die rechtlichen Umsetzungsbestimmungen sowie die Funktionalitäten des Portals und ein Ausblick in die Zukunft sind umfangreich im Konzept Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch kommunale Auftraggeber in Schleswig-Holstein beschrieben. Nutzungsberechtigte Institutionen können dieses kostenfrei beim ITVSH erhalten.
