Onlinezugangsgesetz (OZG): Wo stehen wir mit der Umsetzung in Schleswig-Holstein?

Dieser Text ist in Abstimmung zwischen dem Land SH und dem ITV.SH entstanden. Stand Januar 2022.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten und diese Portale zu einem Verbund verknüpfen.

In der Praxis bedeutet das: rund 7.700 Verwaltungsleistungen auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene, zusammengefasst in 575 OZG-Leistungsbündeln, müssen digitalisiert werden. Zudem muss eine IT-Infrastruktur entstehen, die Bürger:innen und Unternehmen einfachen Zugriff auf diese Leistungen bundesweit und sogar über das Single Digital Gateway europaweit über die kommunalen Grenzen hinweg ermöglicht. Damit die Digitalisierung nicht an der Bordsteinkante endet, ist es erforderlich, Arbeitsabläufe und die Verwaltungsorganisation neu zu strukturieren.

Wo steht die OZG-Umsetzung für die Kommunen in Schleswig-Holstein?

Mit diesem Text möchten wir einen Überblick geben, welche bundesweiten Dimensionen betrachtet werden, wie sich Schleswig-Holstein für die OZG-Umsetzung aufgestellt hat und aufzeigen, was bisher bereits erreicht wurde und was noch in den nächsten Schritten (bei den Kommunen) zu tun ist.

Umzusetzende Verwaltungsleistungen

Der OZG-Umsetzungskatalog bildet die Grundlage aller Maßnahmen. Er ist als Webanwendung zugänglich und wird laufend aktualisiert. Er basiert. auf dem Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa), ein umfassendes Verzeichnis der deutschen Verwaltungsleistungen über alle Verwaltungsebenen hinweg. Aus zu der Zeit zunächst 5900 Verwaltungsleistungen (und Verrichtungen) wurden 575 OZG-Leistungen in sogenannte Leistungsbündel zusammengefasst. Diese OZG-Leistungsbündel werden verkürzt OZG-Leistungen genannt.

Die 575 OZG-Leistungen sind 14 Themenfeldern zugeordnet und dort wiederum in einzelne Lebenslagen unterteilt. Schleswig-Holstein koordiniert das Themenfeld Umwelt, gemeinsam mit Rheinland-Pfalz.

Quelle: OZG-Umsetzung – Onlinezugangsgesetz – Was sind OZG-Leistungen?

Die Leistungen wurden auf Grund der Regelungs- und Vollzugskompetenz in LeiKa-Typen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene eingeordnet. Dies bedeutet, dass sich aus den 575 Leistungsbündeln ungefähr 400-500 Einzelleistungen für die kommunale Ebene ergeben.

Digitalisierungsgrad einer Verwaltungsleistung: das Reifegradmodell

Welchen Digitalisierungsgrad muss eine Verwaltungsleistung erreichen, um die Vorgaben des OZG zu erfüllen?

Um dies zu beantworten wurde seitens des Bundes das Reifegradmodell entwickelt, mit dem sich der digitale Entwicklungsstand einzelner Leistungen bewerten lässt.

Quelle BMI, https://www.onlinezugangsgesetz.de/Webs/OZG/DE/grundlagen/info-ozg/info-reifegradmodell/info-reifegradmodell.html

Um die OZG-Anforderungen zu erfüllen, müssen Leistungen mindestens auf Reifegradstufe drei flächendeckend digital angeboten werden. Zu Stufe drei gehört insbesondere, dass der Antragsprozess, die Authentifizierung und Nachweisübermittlung online möglich sind. Darüber hinaus umfasst die Reifegradstufe 3, dass ein Bescheid digital bereitgestellt wird, sofern für Nutzer:innen ein entsprechender digitaler Rückkanal eröffnet wird. Das wäre z.B. ein Postfach, welches mit einem Nutzer:innenkonto verbunden ist. Die technische Umsetzung liegt bei Bund und Ländern.

Beteiligte der föderalen OZG-Umsetzung

Für die Kommunen ist die OZG-Umsetzung eine große Aufgabe. Damit Bund, Länder und Kommunen diese gemeinsam bewältigen können, ist eine funktionierende Koordinierung von zentraler Bedeutung. Dafür wurde ein föderales Digitalisierungsprogramm aufgesetzt.

Quelle: BMI, https://www.onlinezugangsgesetz.de/SharedDocs/bilder/Webs/OZG/DE/Grafiken/ozg-strukturen-foederal.jpg?__blob=panorama&v=5

Ortsunabhängige Nutzung: der Portalverbund und Nutzer:innenkonto

Der Portalverbund ermöglicht Nutzer:innen, alle Verwaltungsleistungen in ganz Deutschland zu finden – unabhängig davon, über welches Verwaltungsportal sie einsteigen. Dafür werden die Verwaltungsportale von Bund und Ländern miteinander verknüpft. Zudem werden Länderportale mit Kommunalportalen verbunden sowie Fachportale des Bundes mit dem Verwaltungsportal des Bundes.

Wer eine digitale Verwaltungsleistung im Portalverbund nutzen möchte, muss sich online authentifizieren können.

Das soll verwaltungsübergreifend mit nur einem Konto möglich werden: einmal registriert und authentisiert, können die Nutzer:innen alle digitalen Services des Portalverbunds nutzen. Dafür müssen die Konten interoperabel sein, d.h. mit verschiedenen Systemen und Techniken der Bundes-, Landes- und kommunalen Ebene zusammenarbeiten können. Für die schleswig-holsteinischen Nutzer:innen stellt das Land auf einer zentralen Plattform ein Servicekonto und ein dazugehöriges Postfach als Basisdienst zentral zur Verfügung. Dieses lässt sich in kommunale Portale, z.B. das Bürgerportal für schleswig-holsteinische Kommunen integrieren.

Umsetzung in Schleswig Holstein

In Schleswig-Holstein gibt es fünf wesentliche Bausteine, die für eine erfolgreiche OZG-Umsetzung ineinandergreifen.

Quelle: Land Schleswig Holstein; MELUND

Das Land Schleswig-Holstein hat den Kommunen zugesagt für die Leistungen, die in der Regelungskompetenz des Landes und im Vollzug der Kommunen stehen, sogenannte „Referenzdienste“ auf Kosten des Landes zu entwickeln.

Hierfür wurde ein Prozess in enger Zusammenarbeit mit dem ITV.SH etabliert, der die oben genannten Bausteine kombiniert und untenstehend konkretisiert wird. Die Kommunen können diese Dienste nutzen, müssen es aber nicht. D.h. Kommunen können auch auf eigene Kosten andere Dienste selbst entwickeln oder einkaufen. Darüber hinaus stellt das Land die Basiskomponenten der digitalen Infrastruktur zur Verfügung.

Das Land arbeitet bei den kommunalen Themen eng mit dem kommunalen digitalen Kompetenzzentrum ITV.SH zusammen, dessen Aufgabe es ist, die Umsetzung des OZG durch die Kommunen fachlich zu unterstützen und zentral zu koordinieren. Um diese Aufgabe wahrnehmen zu können ist der ITV.SH u.a. als Nutzer:innenvertreter bei den Projekten beteiligt und auch in ständigen Gremien des Landes und des IT-Dienstleisters Dataport vertreten. Bei der Erhebung von Anforderungen und Entwicklungen wirkt er steuernd, koordiniert die Fachexpert:innen der Kommunen und stimmt sich mit ihnen ab. Denn: Ohne eine enge Zusammenarbeit mit den Kommunen ist die Entwicklung von Online-Diensten nicht möglich und auch für die Basiskomponenten müssen besondere kommunale Anforderungen berücksichtigt werden. Kommunale Fachexpert:innen unterstützen nicht nur die landeseigenen Projekte, sondern bringen sich auch aktiv in die föderalen Projekte ein wie z.B. Baugenehmigung unter der Federführung des Landes Mecklenburg-Vorpommern oder Unterhaltsvorschuss unter der Federführung des Landes Bremen.

Der ITV.SH hält engen Kontakt zu den Digitalisierungsbeauftragten der Kommunen und informiert regelmäßig im OZG-Update über den Stand der OZG-Umsetzung. Für den Austausch in den Projekten und zur OZG-Umsetzung wurde außerdem eine Zusammenarbeitsplattform für Kommunen eingerichtet.

Mit der Schaffung des ITV.SH ist es in Schleswig-Holstein gelungen, für die Kommunen eine schlanke OZG-Umsetzung zu ermöglichen:

Sowohl die Online-Dienste wie auch die Basisdienste können durch Beitrittserklärung gegenüber dem ITV.SH genutzt werden. Der ITV.SH wird dazu in den nächsten Wochen auf die Kommunen zugehen. Da der ITV.SH ein Träger von Dataport ist, sind Direktvergaben durch Kommunen über Rahmenverträge möglich. Dies umfasst Software- und Hardwarebeschaffungen, Programmierarbeiten, Beratungsleistungen, Schulungen und vieles mehr wie z.B. Unterstützung beim Veränderungsmanagement.

Digitale Plattform Schleswig-Holstein

In Kooperation mit einigen Trägerländern Dataports wurde eine zentrale Plattform, die Online-Service-Infrastruktur (OSI) entwickelt. Das Herzstück von OSI sind Plattformdienste, die jedem Online-Dienst zur Verfügung stehen. Die Basis-Plattformdienste (Basisdienste) werden den Kommunen durch das Land zur Verfügung gestellt.

OSI ist modular aufgebaut, an den Portalverbund angebunden, unterstützt die Interoperabilität mit anderen bestehenden Systemen der anderen Bundesländer und bietet AFM und kommunalen Portalen Basisschnittstellen. Externe Online-Dienste können eingebunden werden. Es wurden bereits erfolgreich Portale an Service-Konto und Postfach angebunden.

Vereinfachte Darstellung OSI

Quelle: Dataport

Aus technischer Sicht sind alle Bausteine und Leistungsmerkmale zur Umsetzung des OZG enthalten. Die für die Kommunen wichtigsten Komponenten in Kürze:

Servicekonto – Hier wird das Identitätsmanagement gesteuert, authentifiziert und Stammdaten übergeben. Es ist interoperabel und für Unternehmen in der Business-Variante verfügbar (Servicekonto Business), mehr siehe Serviceportal Schleswig-Holstein. Für die Zukunft ist der Wechsel auf das einheitliche Organisationskonto des Bundes angedacht.
Postfach – Zur Kommunikation Nutzer:innen ↔ Verwaltung. Nutzer:innen können Bescheide empfangen und Nachrichten beantworten und verwalten.
E-Payment – elektronische Zahlungsabwicklung, die online sicher, schnell und einfach ist.
GMM Connector – der Governikus MultiMessenger Connector ermöglicht eine rechtsverbindliche Kommunikation mit der Verwaltung
ID Crucis (ehemals Consent-Modul) – Plattformdienst, um Bürgern die Möglichkeit zu geben eine Willenserklärung online – mittels eID – abzugeben (schriftformersetzend, medienbruchfrei und benutzer:innenfreundlich, Auslagerung der Zustimmungseinholung)
Upload – Dateien können sicher hochgeladen werden
UI-System – Die Bedienoberfläche (User Interface) ist systematisch aufgebaut und enthält Komponenten und Stilvorgaben, damit Web-Oberflächen und Online-Dienste ein einheitliches Bedienkonzept (Look & Feel) haben

Ergänzend zur OSI stellt das Land außerdem zur Verfügung:

Bürgerportal – Als zentrale Informations- und Serviceplattform bildet das Bürgerportal die technische Grundlage, um kommunale Verwaltungsdienstleistungen online mit eigener Identität anzubieten – unabhängig von Ort und Öffnungszeiten. Es kann in bestehende kommunale Webauftritte integriert werden. Nutzer:innen wird der Kontakt zur Verwaltung erleichtert, Antragstellungen werden vereinfacht und Prozesse transparenter.
kommunales OSI (Online Services Infrastruktur) – Plugin(KOP) – zur Datenübertragung zwischen Online-Diensten und kommunaler IT und als allgemeines Fachverfahren für die Abarbeitung der Anträge in den Kommunen. Ein Rückkanal zum Nutzenden ist über den Basisdienst Postfach gegeben.

Kommunaler OZG-Rollout

Die ersten Online-Dienste und Basisdienste mit Kommunen werden derzeit in unterschiedlichen Projekten mit dem fachlichen Fokus pilotiert. Damit der große Rollout in 2022 möglichst zügig vollzogen werden kann, wurde im zweiten Halbjahr 2021 ein ergänzendes Projekt aufgesetzt, welches den Rollout der Basiskomponenten und der ersten zur Nachnutzung verfügbaren Online-Dienste bei mehreren Pilotkommunen erprobt. Mit der Durchführung des Projektes hat das Land Schleswig-Holstein Dataport beauftragt.

Die Interessen der Kommunen werden durch den ITV.SH und die kommunalen Landesverbände Schleswig-Holsteins in der Projektsteuerung vertreten.

Ziel des Projektes ist es, praktische Erfahrungen mit dem Rollout und den dazugehörigen Herausforderungen auf Seiten der IT-Dienstleister und in den Kommunen zu sammeln sowie Prozesse zu dokumentieren und zu optimieren. Kommunen können ihre Erfahrungen vor Ort wie Vorbereitung der eigenen Verwaltung auf den Rollout (Orga, IT und auch Menschen), das Einbinden der ehrenamtlichen Entscheidenden und die Öffentlichkeitsarbeit zu den Verwaltungskunden als Multiplikatorinnen anderen zur Verfügung stellen.

Die konkrete Ausgestaltung und Planung des Rollout-Prozesses für alle Kommunen in Schleswig-Holstein erfolgt durch den ITV.SH zu Beginn des ersten Quartals 2022. Er wird nach Abschluss über die Ergebnisse informieren und wird rechtzeitig mitteilen, wann die Kommunen mit der Bereitstellung eines Arbeitspaketes rechnen und damit eine Basiskomponente oder einen Online-Dienst nachnutzen können.

Nächste Schritte für Kommunen

Das OZG zielt auf Verwaltungsleistungen ab, weshalb in erster Linie die Verwaltungsstellen betroffen sind. Dies verleitet zur Annahme das „So ein online gestellter Antrag doch neben einem Brief oder einer E-Mail nur ein weiterer Eingangskanal ist“. Das stimmt und in der eigentlichen Masse der Anträge sind keine Änderungen zu erwarten und es wird keine Mehrarbeit auf die Mitarbeitenden zukommen. Aber die Digitalisierung der Verwaltungsleistung und die Nutzungen von Basisdiensten werden Veränderungen im Arbeiten erforderlich machen und die Umsetzung des OZG wird den digitalen Wandel insgesamt weiter vorantreiben. Erste Beispiele finden sich in der Digitalisierung der Melde- und Standesämter.

Zu den einzelnen Rollout-Produkten wird es jeweils detaillierte Informationen geben, aber wir möchten an dieser Stelle Anregungen geben, welche Faktoren und Maßnahmen in den Blick genommen werden können, damit Sie sich bereits jetzt gut aufstellen können.

Faktor Digitale Infrastruktur und Netze

Sind Sie gut aufgestellt bei den Themen?

IT-Betrieb
IT-Sicherheit und Datenschutz
Schnelles Internet – Breitbandausbau
(öffentliches) WLAN
Mobilfunkausbau
Software insbesondere Fachverfahren

Faktor Organisation

Organisatorisch müssen frühzeitig Weichen gestellt werden:

Entscheidungen zur Nutzung von Referenz-Online-Diensten und Basisdiensten treffen oder alternativ auf eigene Kosten zur Verfügung stellen.
Beitrittserklärungen zu Online-Diensten und Basisdiensten vollziehen
Prozesse erarbeiten
Aufbau/Ablauforganisation anpassen: neue und/oder geänderte Aufgaben abbilden, Zuständigkeiten klären, Dienst- und Geschäftsverteilungspläne und Geschäftsanweisungen aktualisieren
Kapazitäten überprüfen
Pflege des Zuständigkeitsfinders etablieren und in der Verwaltung kommunizieren: der Zuständigkeitsfinder ist die Kernkomponente für die OZG-Umsetzung. Sind die Daten falsch, steht der Online-Dienst unter Umständen nicht zur Verfügung, Zuständigkeiten und oder Ansprechpartner:innen werden falsch angezeigt, Daten werden nicht richtig zugestellt usw. Darüber hinaus würde es bei Anbindung an die bundesweite Behördenrufnummer 115 fehlerhafte Auskünfte zu Verwaltungsleistungen geben.

Zustellkanäle im Zuständigkeitsfinder festlegen: Fachverfahren, Funktionspostfach, Dokumentenmanagementsystem oder kommunales OSI-Plugin? Die Entscheidung hat erhebliche Auswirkung auf interne Prozesse.

Faktor Mensch

Verwaltungen arbeiten für und mit Menschen. Mitarbeitende leisten einen wichtigen Beitrag für eine erfolgreiche Umsetzung. Helfen Sie Ihnen u.a. mit:

Veränderungsmanagement: Sorgen und Nöte bearbeiten; ein neues Rollenverständnis und Mindset initiieren. Das braucht Zeit und viel Führungskompetenz.
fachlichen Schulungen
Schulungen zur Unterstützung der Nutzer:innen: Mitarbeitende haben die Aufgabe Antragstellende zu unterstützen. Zukünftig wird das auch digitale Komponenten betreffen. Beispiel: Um den Online-Dienst nutzen zu können, benötigen sie ein Servicekonto, das könne sie beantragen unter…

Faktor Kommunikation

Digitalisierung heißt auch strategische Entscheidungen treffen müssen:

Einbindung der ehrenamtlichen Entscheidenden
Kommunikationsstrategie für Nutzer:innen: wie erfahren sie von den neuen Angeboten?
Zusammenspiel Webseite/Portale: Portale werden mehr und mehr das Einfallstor für die Nutzer:innen werden – was hat das für Auswirkungen?