Kommunaler OZG-Rollout in 2022 in Schleswig-Holstein.

Die Umsetzung der Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) – und damit die Anregung der Digitalisierung der Verwaltung – wird im Jahr 2022 eine der großen Herausforderungen. Schließlich müssen bis Ende des Jahres 2022 die Kommunen die Beantragung aller Verwaltungsleistungen über ihre Verwaltungsportale auch digital anbieten. Die kommunale Familie, ITV.SH und Land Schleswig-Holstein haben gemeinsam die Basis für einen erfolgreichen Rollout von Leistungen in 2022 gelegt.

Der ITV.SH stellt den Kommunen mit dem kommunalen OZG-Rollout die notwendigen Basiskomponenten des Landes Schleswig-Holstein und Onlinedienste zur Nachnutzung zur Verfügung. Gemeinsam mit der Dataport AöR und dem Land Schleswig-Holstein werden derzeit Blaupausen entwickelt, damit die technischen Basiskomponenten und die für die Erfüllung des OZGs notwendigen Onlinedienste möglichst zügig und erfolgreich ausgerollt werden können.

Die technischen Grundlagen 

Damit diese Dienste vollständig digital von Nutzer:innen in Anspruch genommen werden können, werden unter Beauftragung des Landes u.a. die folgenden Basiskomponenten bereitgestellt und ausgerollt:

  • Zuständigkeitsfinder SH (ZuFiSH – bereits ausgerollt und nutzbar) zur Bereitstellung der Informationen zu Verwaltungsleistungen (kommunales Adressbuch), des Kommunikationskanals und den Onlinediensten optional mit Anbindung an den 115-Verbund
  • Servicekonto (bereits ausgerollt und nutzbar) zur Authentifizierung der Kundinnen und Kunden bei der Beantragung von Dienstleistungen der Kommunalverwaltungen,
  • Postfach (im Servicekonto integriert) für die elektronische Kommunikation mit Antragsteller:innen,
  • ePayment zur Bezahlung von Gebühren,
  • optional: kommunales OSI (Online Services Infrastruktur) – Plugin (KOP) zur Datenübertragung zwischen Onlinediensten und kommunaler IT,
  • optional: kommunales Bürgerportal – eine anpassbare Einstiegsplattform mit kommunaler Identität für den Zugang zu Verwaltungsangeboten

Der Weg vom Antrag bis zum Bescheid

Um zu verstehen, welche Rolle welche Komponente bei der Online-Beantragung einer Dienstleistung der öffentlichen Hand spielt, wird im Folgenden der Ablauf der Beantragung skizzenhaft beschrieben. Zunächst muss der Antrag gefunden werden. Das Finden einer digitalen Dienstleistung einer Kommune kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Zum Beispiel ist es eine Möglichkeit den Antrag auf der kommunalen Website zugänglich zu machen. Des Weiteren kann ein Onlinedienst in das Bürgerportal der Kommune (z.B. https://flensburg.buergerportal.sh) oder in andere Portale bspw. das Landesportal Schleswig-Holstein (www.serviceportal.schleswig-holstein.de) oder dem ZuFISH (https://zufish.schleswig-holstein.de) eingebettet und so gefunden werden. Das Bürgerportal kann dabei im Wesentlichen zwei Funktionen einnehmen. In seiner ersten Funktion ist es die digitale Visitenkarte der Kommunen für ihre Kund:innen. In seiner zweiten Funktion ist es das zentrale Instrument zur OZG-Erfüllung. Der Vorteil des Bürgerportals ist, dass mit dem Go-Live auf einen Schlag alle wesentlichen Komponenten des OZG live geschaltet werden können, also sowohl die Online-Dienste als auch die Basiskomponenten und damit das OZG für die Onlinedienste auf dem Bürgerportal erfüllt ist.

Nach dem Auffinden findet die Eingabe der Daten durch die Nutzer:innen und damit die eigentliche Beantragung dann technisch auf der OSI-Plattform von Dataport statt. Bei einigen Onlinedienstleistungen muss sich der Bürger über ein Servicekonto anmelden, damit nachgewiesen werden kann, wer die:der Antragsteller:in ist. Sobald der Antrag abgeschlossen ist, wird dieser an die zuständige Stelle versendet.

Damit digitale Anträge an die zuständige Stelle geschickt werden können, ist es notwendig, dass eine zentrale Informationsquelle geschaffen wird, in der diese Zuständigkeiten hinterlegt sind. Diese zentrale Informationsquelle gibt es in Schleswig-Holstein bereits: den ZuFiSH (Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein). Entscheidend für die korrekte Zustellung der Anträge ist die Pflege des ZuFiSH durch die Kommunen. Zum einen muss die Zuordnung zu den jeweiligen Verwaltungsleistungen der Kommune vorliegen, zum anderen ist das Anlegen und die Verlinkung der jeweils verfügbaren Onlinedienste essentiell. Auch wird hier der gewünschte Zustellkanal hinterlegt.

Die Bereitstellung von Onlinediensten ist für die Dienste, für die eine Gebühr zu entrichten ist, ohne elektronische Payment-Komponente nur begrenzt sinnvoll. Die Implementierung einer elektronischen Bezahlkomponente in den Prozess eines Online-Antrags ist nicht trivial. Der Onlinedienst muss Referenzzeichen und Sollstellungen mitliefern, die im HKR (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen-) Verfahren der Kommunalverwaltung korrekt verarbeitet werden müssen. Vom Zahlungsverkehrs-Provider bzw. von der ePayment-Plattform werden Haben-Buchungen geliefert, die gegen die Sollstellungen abgeglichen werden müssen.

Alleine mit der Zusendung der elektronischen Anträge an die richtige zuständige Verwaltung ist es noch nicht getan. Die Anträge müssen nun auch innerhalb der Verwaltung an die richtigen Stellen im richtigen Format ankommen. Konkret bedeutet dies, dass sie den richtigen Adressaten, also Sachbearbeiter:innen, erreichen. Des Weiteren müssen sie an die richtige Stelle, also z. B. ein Fachverfahren, ein E-Akte-System oder auch ein Dateiablageort im richtigen Format gesendet werden. Nach dem Einlesen der Daten ist der Ausgangskanal wichtig, damit die Verwaltung dann auch elektronisch mit ihren Kund:inn:en kommunizieren und am Ende der Bearbeitung den Bescheid elektronisch zustellen kann. Um alle diese Funktionalitäten darzustellen, die für die ganzheitliche digitale Bearbeitung eines Antrags notwendig sind, hat der ITV.SH in Zusammenarbeit mit der Dataport AöR und dem Land Schleswig-Holstein das Kommunale OSI-Plugin entwickelt, welches die digitale Brücke zwischen Online-Anträgen und kommunaler IT darstellt. Dieses stellt auch den präferierten Weg des ITV.SH dar, um Daten des Online-Antrags in die kommunale IT-Systeme zu übertragen. Vorteil hiervon ist auch, dass Anträge, die bislang ohne Fachverfahren bearbeitet werden, eine strukturierte Datenbank mit nutzer:innenorientierter Oberfläche erhalten können.

Rollout-Prozesse werden pilotiert

Damit der große Rollout in 2022 reibungslos vollzogen werden kann, wurde im zweiten Halbjahr 2021 ein Pilotprojekt aufgesetzt, welches den Rollout der Basiskomponenten und der ersten zur Nachnutzung zur Verfügung stehenden Onlinedienste bei mehreren Pilotkommunen erprobt. Die ersten Rollout-Projekte wurden initiiert. Das Projekt wird durchgeführt von der Dataport AöR, finanziert durch das Land Schleswig-Holstein und wird bearbeitet unter der Beteiligung des ITV.SH und der kommunalen Landesverbände Schleswig-Holsteins. Ziel des Projektes ist es praktische Erfahrungen mit dem Rollout und den dazugehörigen Herausforderungen auf Seiten der IT-Dienstleister und in den Kommunen zu sammeln. Diese Erfahrungen dienen der Erstellung von Blaupausen für die Nachnutzung von Basiskomponenten und Onlinediensten. Diese Vorlagen sollen in 2022 dem ITV.SH und den Kommunen als praxisorientierte Arbeitshilfe für die Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden. Mit Hilfe dieser Blaupausen sollen die organisatorischen und technischen Voraussetzungen in den Kommunen für die Nachnutzung geschaffen werden. Derzeit wird intensiv an verschiedenen Stellen gearbeitet – besonders zu betonen sind dabei drei Arbeitspakete:

  1. ZuFiSH: In diesem Arbeitspaket sollen Arbeitshilfen für die Kommunen entworfen werden, die diese in die Lage versetzen sollen, den ZuFiSH zu aktualisieren und dann auch aktuell zu halten.
  2. Ausrollen des KOP: Innerhalb des Projekts soll das kommunale OSI-Plugin in die Pilotkommunen ausgerollt. Die dort gesammelten Erfahrungen werden beim Rollout in weitere interessierte Kommunen im Jahr 2022 Anwendung finden.
  3. Ausrollen der Onlinedienste: Der Rollout verschiedener Onlinedienste soll pilotiert werden, um Hürden und Erfolgsfaktoren zu sammeln. Basierend darauf werden Anleitungen erstellt, welche Einstellungen für einen möglichst medienbruchfreien Verlauf erforderlich sind.

Auch für die Basiskomponente e-Payment soll in dem Pilotprojekt die für die Implementierung notwendigen Arbeitspakete und Handlungsanweisungen erstellt werden, damit die elektronischen Zahlungsprozesse in den Kommunen fehlerfrei abgewickelt werden können. Zudem plant der ITV.SH zusammen mit Dataport in 2022 das Bürgerportal bei den Kommunen in Schleswig-Holstein auszurollen. Welche Tätigkeiten bei der Nachnutzung des Bürgerportals von den Kommunen auszuführen sind, ist in dem Arbeitspaket Bürgerportal dokumentiert.

Die ersten Onlinedienste sind in Sicht

Die beste Infrastruktur bringt jedoch nichts, wenn die digitalen Antragsformulare (Onlinedienste) nicht da sind. Nach und nach werden nun verschiedene Onlinedienste live geschaltet.

Der ITV.SH wird zahlreiche, spezifische OZG-Dienste in 2022 ausrollen. Die Aufzählung ist exemplarisch:

  • virtuelle Baugenehmigung
  • Wohngeld
  • Unterhaltsvorschuss
  • Eingliederungshilfe
  • An-, Ab- und Ummeldung
  • Wohnberechtigungsschein
  • Gewerbe-an-, -ab- und -ummeldung
  • Führerschein beantragen und umschreiben
  • Versammlungsanzeige
  • Kleiner Waffenschein
  • BAföG
  • Baumfällgenehmigung
  • Verpflichtungserklärung
  • Gemeinde-Vorkaufsrecht
  • Kur- und Tourismusabgabe

Was für die Kommunalverwaltungen zu tun ist 

Die Bearbeitung der Onlinedienste in den Verwaltungen selbst ist ebenfalls vor dem Rollout zu organisieren und zu strukturieren. So muss sich die Kommune im ZuFiSH die Leistung zuordnen und es muss ein Zustellkanal für die Antragsdaten definiert werden, also z. B. ein Funktionspostfach – oder aber ein Webservice für das kommunale OSI-Plugin. Für den zweiten Fall müssen die Zuständigkeiten für Anträge innerhalb der Verwaltung intern definiert werden. Dafür können über das kommunale OSI-Plugin die Active Directories ausgelesen werden, in denen die Verwaltung die Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung hinterlegen kann. Das Zielsystem eines Antrags muss definiert werden, also z. B. ein Fachverfahren oder ein E-Akte-System und das Datenformat, welches das Zielsystem zum Import der Daten benötigt. Der ITV.SH stellt den Kommunalverwaltungen in dem Arbeitspaket für Onlinedienste Informationen zur Verfügung, in welchen diese Tätigkeiten detailliert pro Onlinedienst beschrieben sind.

Damit sind die wichtigsten Komponenten zum Betrieb eines Onlinedienstes beschrieben. Zum Rollout dieser Komponenten in die Kommunen in Schleswig-Holstein wird der ITV.SH den Kommunen Arbeitshilfen und Checklisten zur Verfügung stellen, damit der Rollout möglichst reibungslos gelingt und die Verwaltung die eingehenden digitalen Anträge möglichst effizient und effektiv bearbeiten kann. Die konkrete Ausgestaltung und Planung des Rollout-Prozesses auf alle Kommunen in Schleswig-Holstein führen wir zu Beginn des ersten Quartals 2022 durch und informieren nach Abschluss über die Ergebnisse. Wir werden Ihnen über Ihre SPoC (Single Point of Contact) rechtzeitig mitteilen, wann Sie mit der Bereitstellung eines Arbeitspaketes rechnen und damit eine Basiskomponente oder einen Onlinedienst nachnutzen können.

Es sind somit verschiedene Schritte zu tun. Zum einen müssen die Verwaltungsportale vorbereitet werden, damit die Nutzer:innen die benötigten Verwaltungsleistungen und Onlinedienste zum einen finden, zum anderen sind die verwaltungsinternen Prozesse und die IT-Technik auf den neuen digitalen Eingangskanal vorzubereiten. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter:innen auf den Kulturwandel zu digitalen Verwaltungsprozessen vorzubereiten und nicht zuletzt sind die Verwaltungskunden stetig zu ermutigen, diese neuen Dienstleistungen zu nutzen.