WiDa - die Wissensdatenbank


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WiDa - die Wissensdatenbank

Im Rahmen des Seminars „Kommunale/r Digitalisierungsmanager/in Schleswig-Holstein“, das 2023 bei KOMMA, dem Kompetenzzentrum für Verwaltungs-Management in Bordesholm, stattfand, wurde von Antje-Katharina Baack (Amt Kellinghusen), Pheline Wagner (Amt Krempermarsch) und Sophia Mende (Stadt Elmshorn) eine Wissensdatenbank entwickelt und während des Seminars im Amt Kellinghusen eingeführt.

Wenn die Verwaltung wüsste, was sie weiß – Auslöser dieses Projektes war der anstehende Ruhestand von insgesamt 17 Mitarbeitenden des Amtes Kellinghusen innerhalb der nächsten Jahre (Stand April 2023). Der Bedarf, (Fach)Wissen zu bewahren, ist beim Amt demnach akut hoch. Eine Herausforderung, die kein Einzelfall ist, sondern der sich zahlreiche Verwaltungen in Schleswig-Holstein in naher Zukunft stellen müssen. Das Amt Krempermarsch hat bereits im Sommer 2024 die Wissensdatenbank eingeführt. Die drei Verwaltungsmitarbeiterinnen haben mit der WiDa eine Blaupause für Wissensdatenbanken entwickelt, die von jeder Verwaltung einfach und kostenfrei in ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem integriert werden kann.

Vorteil für Kommunalverwaltungen

Vorhandenes Wissen in den Kommunalverwaltungen wird mit Unterstützung der eigenen Nachwuchskräfte systematisch gesammelt, dokumentiert sowie stetig aktualisiert und erweitert. Durch die bereitgestellten Materialien wie Konzept, Leitfaden, Praxisbeispiele etc. wird allen Verwaltungen eine Blaupause geboten, die eine sachgerechte Wissenserfassung und -verwaltung mit vorhandenen Ressourcen niedrigschwellig möglich macht. Zudem steht die Projektgruppe als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Auf der Vernetzungsplattform des ITV.SH können nicht nur die Unterlagen runtergeladen werden, sondern man kann direkt mit anderen Verwaltungen in den Erfahrungsaustausch einsteigen.

WiDa ist für Kommunalverwaltungen ein effizientes Instrument, das von Verwaltungen für Verwaltungen entwickelt wurde und hilft dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, Einarbeitungszeiten zu verkürzen und die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Mit der WiDa weiß die Verwaltung, was sie weiß.

Weiterführende Links:

WiDa auf der Vernetzungsplattform

Ein Vorzeigeprojekt der föderalen Zusammenarbeit:

Der erfolgreiche Roll-Out der Elektronischen Wohnsitzanmeldung ist ein Ergebnis der hervorragenden Zusammenarbeit zwischen der Staatskanzlei Schleswig-Holstein, dem Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport (MIKWS), dem IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH), den Kommunen und dem IT-Dienstleister Dataport. Die Projektleitung lag bei Dataport, die in enger Abstimmung mit den beteiligten Akteuren den reibungslosen Ablauf des Projekts sicherstellte. In weniger als einem Jahr wurden alle 142 Meldebehörden und damit über 1100 Gemeinden erfolgreich angebunden. Dieses beeindruckende Ergebnis unterstreicht die Effizienz und das Engagement aller Beteiligten.

Projektverlauf und Erfolgsfaktoren

Ein interdisziplinäres Gremium, bestehend aus Fachaufsicht (MIKWS), Nutzervertretern (ITV.SH) und der Projektleitung von Dataport, koordinierte die Projektsteuerung und sorgte für eine schnelle Lösung auftretender Herausforderungen. Ein detaillierter Fahrplan sowie Kick-Off-Veranstaltungen für die Kommunen legten den Grundstein für eine effiziente Umsetzung. Dabei erwies sich das iterative Vorgehen, bei dem aus ersten Erfahrungen gelernt und diese für die Anbindung der restlichen Kommunen genutzt wurden, als äußerst erfolgreich.

Diese Vorgehensweise, kombiniert mit einer ganzheitlichen Projektperspektive, die beispielsweise auch die Koordination von Schulungsterminen für die in den Kommunen eingesetzte Fachsoftware umfasste, war ein weiterer Schlüssel zum Projekterfolg. Ein wichtiger Baustein war zudem das große Engagement der Kommunen in Schleswig-Holstein, die die notwendigen Personalressourcen in ihren Bürgerservices bereitstellten und aktiv am Projekt mitarbeiteten. Dieses Engagement unterstreicht die Entschlossenheit der kommunalen Familie in Schleswig-Holstein, die Digitalisierung voranzutreiben. Denn klar ist, dass neben den Bürgerinnen und Bürger auch die Verwaltungen von den Entlastungseffekten solcher Digitalisierungsprojekte profitieren.

Abschluss und Ausblick

Im Rahmen einer abschließenden Stabilisierungsphase wird die Projektorganisation bis Ende Oktober 2024 fortbestehen und Aufgaben wie bspw. den Support für Bürgerinnen und Bürger sowie Kommunen in den regulären Betrieb überführen. 

Weitere Informationen zur Elektronischen Wohnsitzanmeldung, zur Aktivierung der Online-Ausweisfunktion und zur Nutzung des Online-Dienstes finden Sie hier.