Vorbereitung - notwendige Schritte

Die Anbindung der Landes-Onlinedienste ist nicht ausschließlich ein technischer Schritt. Für eine reibungslose Einführung sind im Vorfeld insbesondere organisatorische, prozessuale sowie datenschutzrechtliche Aspekte innerhalb der Kommunalverwaltung zu klären.

Interne Vorbereitung - Kommunikation und Organisation

Eine sorgfältige interne Vorbereitung bildet die Grundlage für eine funktionierende Anbindung.

 

EMPFEHLUNG: Klären Sie vor der technischen Anbindung verbindlich die organisatorischen Rahmenbedingungen.

Zuständigkeiten festlegen
  • Benennen Sie frühzeitig eine verantwortliche Person oder Stelle für die Koordination.
  • Stellen Sie sicher, dass Digitalisierungsverantwortliche und Fachbereich eng und verbindlich zusammenarbeiten.
  • Definieren Sie klare Kommunikationswege (intern und extern).

Eine eindeutige Zuständigkeitsregelung verhindert Verzögerungen und Abstimmungsprobleme im weiteren Verlauf.

Prozesse analysieren und anpassen

Vor der Aktivierung eines Onlinedienstes sollte der bestehende Ablauf der Antragstellung geprüft und bewusst weiterentwickelt werden.

Klären Sie insbesondere:

  • Wie läuft die Antragsstellung derzeit ab (Ist-Prozess)?
  • Wie verändert sich der Prozess durch den Onlinedienst (Soll-Prozess)?
  • Welche Medienbrüche entfallen, welche entstehen ggf. neu?
  • Müssen interne Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Zuständigkeiten angepasst werden?

EMPFEHLUNG: Dokumentieren Sie den Soll-Prozess schriftlich vor dem Go-Live. So schaffen Sie Transparenz und Orientierung für alle Beteiligten.

 

Betroffene Stellen einbinden

Beziehen Sie alle relevanten Organisationseinheiten rechtzeitig ein, insbesondere:

  • Fachbereich(e)
  • IT / Digitalisierungsstelle
  • Datenschutzbeauftragte
  • Poststelle / zentrale Dienste

Eine frühzeitige Einbindung erhöht die Akzeptanz, vermeidet spätere Korrekturen und sorgt für einen reibungslosen Start.

Zustellkanal festlegen

Vor der technischen Anbindung ist zu entscheiden, über welchen Kanal die eingehenden Anträge zugestellt werden sollen:

  • OZG-Cloud – Ein Cloud-Dienst ist eine im Rahmen von Cloud Computing angebotene Dienstleistung der Informationstechnik. Weiterlesen...Cloud (empfohlen, da die meisten Onlinedienste keine direkte Verbindung zum Fachverfahren haben bzw. diese nicht ohne größeren Aufwand realisiert werden kann)
  • Fachverfahren (falls vorhanden)

  • Informieren Sie frühzeitig den Hersteller Ihres Fachverfahrens über die geplante Nutzung des Onlinedienstes.

  • Weisen Sie auf die notwendige technische Anpassung (Ertüchtigung) des Fachverfahrens hin.

  • Teilen Sie dem Hersteller den vorgesehenen Transportweg mit.

  • Funktionspostfach / E-Mail-Adresse

Die Entscheidung sollte sich an folgenden Kriterien orientieren:

  • vorhandene technische Infrastruktur
  • personelle Ressourcen
  • Integrationsfähigkeit in bestehende Fachverfahren
  • Datensicherheitsanforderungen

Eine frühzeitige Entscheidung schafft Planungssicherheit und verhindert technische Verzögerungen.

Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein - Die ZuFiSH – Abkürzung für Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein Weiterlesen...ZuFiSH Pflege

Der Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein (ZuFiSH – Abkürzung für Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein Weiterlesen...ZuFiSH) muss vor der Veröffentlichung eines Onlinedienstes vollständig und korrekt gepflegt sein. Die Pflege liegt in der Verantwortung der Kommunen und sollte frühzeitig mitgedacht werden.

Bitte beachten Sie, dass die Anbindung eines Landes-Onlinedienstes auf AFM-Basis nur über den ZuFiSH – Abkürzung für Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein Weiterlesen...ZuFiSH möglich ist.

Zur Unterstützung stehen Ihnen standardisierte Vorlagen sowie regelmäßige Schulungen zur Verfügung. Unter folgendem Link finden Sie zudem Schritt-für-Schritt-Anleitungen und weitere Hilfsdokumente. Hilfsdokumente ZuFiSH Pflege


Ausfüllen der Behördendaten

Die jeweilige Kommune ist eigenständig verantwortlich für:

  • vollständiges Ausfüllen der ZuFiSH – Abkürzung für Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein Weiterlesen...ZuFiSH-Vorlage
  • korrekte Zuordnung der Leistungen
  • Hinterlegung der zuständigen Organisationseinheit
  • Pflege der Kontaktdaten

Unvollständige oder fehlerhafte Angaben führen dazu, dass Leistungen nicht korrekt gefunden oder zugeordnet werden können.

 

EMPFEHLUNG: Legen Sie intern eine dauerhafte Zuständigkeit für die Pflege der ZuFiSH – Abkürzung für Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein Weiterlesen...ZuFiSH-Einträge fest.

Datenschutz

Mit der Bestellung eines Onlinedienstes im OZG-Shop wird eine Musterdatenschutzerklärung bereitgestellt.

Verpflichtende Anpassung

Für jeden Onlinedienst ist:

  • die Musterdatenschutzerklärung individuell auszufüllen,
  • auf die zuständige Behörde anzupassen,
  • als eigenständiges Dokument bereitzustellen.
Veröffentlichungspflicht

Die angepasste Datenschutzerklärung muss:

  • im öffentlichen Auftritt der Behörde für die BürgerInnen zugänglich zur Verfügung gestellt und
  • als Link (URL) zusätzlich im ZuFiSH – Abkürzung für Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein Weiterlesen...ZuFiSH hinterlegt werden.

HINWEIS: Hierbei handelt es sich nicht um die allgemeine Datenschutzerklärung der kommunalen Webseite, sondern um eine spezifische Datenschutzerklärung für den jeweiligen Onlinedienst.

Rechtlicher Rahmen

Die Pflicht zur transparenten Information ergibt sich insbesondere aus:

  • Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  • § 3 LDSG Schleswig-Holstein (Landesdatenschutzgesetz)

EMPFEHLUNG: Binden Sie Ihre behördliche Datenschutzbeauftragte bzw. Ihren Datenschutzbeauftragten frühzeitig ein.