Vom Wissen ins Handeln: 100-Tage-Plan für KI in der Verwaltung

22.06.2026 | KI-Blog

100-Tage-Plan für KI in der Verwaltung

Künstliche Intelligenz ist in Ihrer Verwaltung kein abstraktes Thema mehr. Sie haben in den letzten Ausgaben gesehen, was KI leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und welche Rahmenbedingungen wichtig sind. Vielleicht wurden erste Tools ausprobiert, einzelne Mitarbeitende haben Erfahrungen gesammelt oder Pilotideen stehen im Raum.

Jetzt kommt der entscheidende Punkt: ins Tun kommen – strukturiert, realistisch und ohne sich zu überfordern. Denn viele Verwaltungen bleiben genau hier stehen. Es gibt Interesse, einzelne Initiativen, aber keinen klaren nächsten Schritt.

Diese finale Ausgabe zeigt Ihnen, wie Sie KI innerhalb von 100 Tagen konkret und verantwortungsvoll in Ihrer Kommune voranbringen können – ohne Großprojekt, aber mit klarer Wirkung.

 

Schwarzer Hintergrund auf dem in blauer Schrift leuchtend die Zahl 100 sowie eine Uhr abgebildet sind

Der 100-Tage-Plan: In vier Phasen zur Umsetzung

Der Plan ist bewusst einfach gehalten. Er ersetzt keine langfristige Strategie, schafft aber die Grundlage dafür.

Phase 1 (Tag 1–25): Klarheit schaffen statt Aktionismus

Bevor Sie starten, brauchen Sie Orientierung:

  • Ziel klären: Was soll KI konkret verbessern? (z. B. schnellere Bearbeitung von Bürgeranfragen, Entlastung im Schriftverkehr)
  • Rahmen setzen: Welche Leitplanken gelten? (Datenschutz, keine sensiblen Daten, Prüfungspflicht)
  • Verantwortung festlegen: Wer koordiniert das Thema? Wer prüft Ergebnisse?

Wichtig: Vermeiden Sie den Fehler, sofort Tools einzuführen. Ohne klares Ziel entsteht nur zusätzlicher Aufwand.

Praxisbeispiel:
Eine Kommune definiert als Ziel: „Standardanfragen im Bürgerbüro schneller beantworten“. Gleichzeitig wird festgelegt: KI liefert nur Entwürfe, jede Antwort wird geprüft.

 

Phase 2 (Tag 26–50): Klein starten, konkret testen

Jetzt geht es um erste praktische Erfahrungen:

  • Wählen Sie 1–2 konkrete Anwendungsfälle mit hohem Wiederholungsanteil
  • Starten Sie mit einfachen Aufgaben (z. B. Textentwürfe, Zusammenfassungen)
  • Arbeiten Sie mit einem kleinen, motivierten Team

Typische geeignete Piloten:

  • Antwortentwürfe für Bürgeranfragen
  • Zusammenfassungen von Protokollen
  • Erstellung von Textbausteinen

Wichtig: Keine Perfektion erwarten. Es geht um Lernen, nicht um sofortige Effizienzgewinne.

 

Phase 3 (Tag 51–75): Struktur schaffen und Qualität sichern

Nach den ersten Erfahrungen kommt der entscheidende Schritt: Ordnung schaffen.

  • Review-Prozesse einführen (z. B. Vier-Augen-Prinzip)
  • Do’s & Don’ts festhalten (z. B. keine personenbezogenen Daten)
  • Gute Prompts und Beispiele dokumentieren
  • Erfahrungen im Team teilen

Hier trennt sich der Unterschied zwischen „ein bisschen ausprobieren“ und „systematisch nutzen“.

Typischer Fehler:
Pilot läuft gut – aber Wissen bleibt bei einzelnen Personen hängen. Ergebnis: Keine Skalierung.

 

Phase 4 (Tag 76–100): Wirkung sichtbar machen und skalieren

Zum Abschluss geht es darum, aus Erfahrungen konkrete Fortschritte abzuleiten:

  • Ergebnisse messen:
    • Zeitersparnis
    • Qualität der Ergebnisse
    • Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • Entscheiden:
    • Was wird beibehalten?
    • Was wird angepasst?
    • Wo lohnt sich Ausweitung?
  • Nächste Schritte definieren:
    • Weitere Anwendungsfälle identifizieren
    • Verantwortlichkeiten verstetigen
    • KI als festen Bestandteil der Arbeitsweise etablieren

 

Wenn Sie diese Phasen weiterführen wollen, lohnt sich eine einfache Weiterentwicklung dieses Ansatzes. Ergänzen Sie den 100-Tage-Plan um eine mittelfristige Perspektive (6–12 Monate) 

  • Aufbau eines kleinen internen Netzwerks von Multiplikatoren
  • Entwicklung einfacher Leitlinien für den KI-Einsatz
  • Verknüpfung von Pilotprojekten mit strategischen Zielen der Verwaltung

 

Zu beachten ist, das Ziel ist nie die Perfektion, sondern lediglich ein belastbarer nächster Schritt. Mit dem 4-Phasen-Plan werden zudem drei zentrale Prinzipien berücksichtigt, die sich durch die gesamte Reihe gezogen haben:

1. KI ist Assistenz, nicht Entscheider
Die Technologie unterstützt, aber die Verantwortung bleibt beim Menschen.

2. Kleine Schritte statt großer Programme
Schnelle, sichtbare Erfolge schaffen Akzeptanz und reduzieren Widerstände.

3. Lernen ist Teil des Prozesses
Fehler, Unsicherheiten und Nachjustieren gehören dazu und sind kein Zeichen von Scheitern.

 

Fragen für Ihre Führungsarbeit

  • Welcher konkrete Prozess in Ihrer Verwaltung eignet sich sofort für einen ersten KI-Piloten?
  • Was ist Ihr klares Ziel für die nächsten 100 Tage – woran messen Sie Erfolg?
  • Wer übernimmt Verantwortung für Koordination, Prüfung und Qualitätssicherung?
  • Welche einfache Regel können Sie morgen festlegen, um Risiken zu reduzieren?
  • Wie stellen Sie sicher, dass Erfahrungen im Team geteilt und nicht isoliert bleiben?