Wie wird ein elektronischer Verwaltungsakt bekanntgegeben?
Ein elektronischer Verwaltungsakt wird erst durch seine Bekanntgabe wirksam. Gleichzeitig beginnt damit grundsätzlich die Widerspruchsfrist. Entscheidend ist daher, wann und auf welchem Weg der Verwaltungsakt dem Empfänger zugeht.
Zugang und Zugangseröffnung
Ein elektronischer Verwaltungsakt gilt als zugegangen, wenn der Empfänger die Möglichkeit hat, ihn abzurufen, zu speichern und dauerhaft zu nutzen. Eine tatsächliche Kenntnisnahme ist nicht erforderlich.
Voraussetzung für die elektronische Übermittlung ist grundsätzlich, dass der Empfänger einen entsprechenden Zugang eröffnet hat. Dies kann beispielsweise durch die eigenständige Kontaktaufnahme per E-Mail erfolgen. Die bloße Angabe einer E-Mail-Adresse auf einem schriftlichen Antrag reicht hingegen nicht aus.
Formen der elektronischen Bekanntgabe
1. Bekanntgabe per E-Mail oder SMS
Elektronische Verwaltungsakte können per E-Mail oder SMS übermittelt werden. Grundsätzlich gilt die sogenannte Viertagesfiktion: Der Verwaltungsakt gilt am vierten Tag nach der Absendung als bekanntgegeben, auch wenn dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.
Geht der Verwaltungsakt nicht oder nachweislich später zu, gilt diese Fiktion nicht. Im Zweifel muss die Behörde den Zugang nachweisen.
2. Bekanntgabe über ein Online-Portal
Verwaltungsakte können auch über ein Online-Portal zum Abruf bereitgestellt werden. Dafür gelten folgende Voraussetzungen:
Der Empfänger muss ausdrücklich eingewilligt haben.
Der Abruf darf nur nach einer Authentifizierung möglich sein.
Das Dokument muss gespeichert werden können.
Der Empfänger muss über die Bereitstellung benachrichtigt werden.
Der Verwaltungsakt gilt am Tag nach dem Abruf als bekanntgegeben. Wird das Dokument nicht innerhalb von zehn Tagen abgerufen, ist die Bereitstellung grundsätzlich zu beenden. Eine Bekanntgabe erfolgt dann nicht.
3. Bekanntgabe über das Postfach eines OZG-Nutzerkontos
Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung im Postfach eines OZG-Nutzerkontos, beispielsweise der BundID oder eines Servicekontos in Schleswig-Holstein.
Grundsätzlich ist hierfür die Einwilligung des Empfängers erforderlich. Bei der Ausführung von Bundesrecht gilt die Einwilligung jedoch als erteilt, solange der Empfänger dieser Bekanntgabeform nicht widerspricht.
Anders als bei allgemeinen Online-Portalen gilt hier die Viertagesfiktion: Der Verwaltungsakt gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekanntgegeben – unabhängig davon, wann das Dokument tatsächlich abgerufen wird.
4. Bekanntgabe über Datenträger
Elektronische Verwaltungsakte können auch auf einem Datenträger, beispielsweise einem USB-Stick, übergeben oder versendet werden. In diesem Fall gelten die Bekanntgabevorschriften für schriftliche Verwaltungsakte.
Was müssen Behörden beachten?
Für eine rechtssichere Bekanntgabe müssen Behörden insbesondere die zulässige Übermittlungsform, die erforderliche Einwilligung beziehungsweise Zugangseröffnung und den maßgeblichen Bekanntgabezeitpunkt berücksichtigen.
Wichtig: Je nach Übermittlungsweg gelten unterschiedliche Regeln für die Bekanntgabe. Diese bestimmen, wann der Verwaltungsakt wirksam wird und die Widerspruchsfrist beginnt.