Wie wird ein elektronischer Verwaltungsakt zugestellt?
Die Zustellung ist eine besondere Form der Bekanntgabe, bei der dokumentiert wird, ob und wann ein Verwaltungsakt beim Empfänger eingegangen ist. Sie ist nur erforderlich, wenn sie gesetzlich oder behördlich vorgeschrieben ist, beispielsweise bei Widerspruchsbescheiden.
Elektronische Verwaltungsakte können grundsätzlich nur gegen Empfangsbekenntnis zugestellt werden. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Zugangseröffnung: Der Empfänger muss der elektronischen Kommunikation zugestimmt bzw. einen entsprechenden Zugang eröffnet haben.
Qualifizierte elektronische Signatur: Das Dokument muss qualifiziert elektronisch signiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Ein qualifiziertes elektronisches Siegel reicht nicht aus.
Hinweis auf Zustellung: Die Übermittlung muss ausdrücklich mit dem Hinweis „Zustellung gegen Empfangsbekenntnis“ versehen sein.
Empfangsbestätigung: Der Empfänger bestätigt den Erhalt mit einem datierten und unterschriebenen Empfangsbekenntnis, das schriftlich oder elektronisch übermittelt werden kann.
Wann gilt der Verwaltungsakt als zugestellt?
Grundsätzlich gilt der Verwaltungsakt zu dem Zeitpunkt als zugestellt, den der Empfänger im Empfangsbekenntnis bestätigt.
Eine Ausnahme bildet die Viertagesfiktion: Wird das Verwaltungsverfahren auf Wunsch des Bürgers elektronisch durchgeführt, gilt der Verwaltungsakt grundsätzlich am vierten Tag nach der Absendung als zugestellt – auch wenn dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.
Diese Regelung greift nicht, wenn der Empfänger nachweist, dass das Dokument nicht oder erst später zugegangen ist.
Wichtig: Wird das Verwaltungsverfahren nicht auf Wunsch des Bürgers elektronisch durchgeführt, gilt die Viertagesfiktion nicht. In diesem Fall ist der im Empfangsbekenntnis bestätigte Empfangszeitpunkt maßgeblich.