Welche formellen Anforderungen gelten für elektronische Verwaltungsakte?
Elektronische Verwaltungsakte müssen grundsätzlich dieselben formellen Anforderungen erfüllen wie schriftliche Verwaltungsakte. Darüber hinaus können zusätzliche Vorgaben gelten, insbesondere wenn die elektronische Form die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen soll.
Erkennbarkeit der erlassenden Behörde
Die Behörde, die den Verwaltungsakt erlässt, muss eindeutig erkennbar sein. Dafür sollte ihre amtliche Bezeichnung direkt im Dokument stehen, beispielsweise in der Kopfzeile. Eine Angabe ausschließlich im Begleitschreiben reicht nicht aus. Ist die erlassende Behörde nicht zweifelsfrei erkennbar, ist der Verwaltungsakt unwirksam.
Ein Dienstsiegel ist grundsätzlich nicht erforderlich. Wo besondere gesetzliche Anforderungen bestehen, können qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel zum Einsatz kommen.
Unterschrift oder Namenswiedergabe
Elektronische Verwaltungsakte müssen grundsätzlich den Namen der verantwortlichen Person enthalten. Die Namenswiedergabe kann maschinengeschrieben, als eingescannte Unterschrift oder als digital gezeichnete Unterschrift erfolgen.
Wichtig ist dabei:
Der vollständige Name muss erkennbar sein. Initialen, Kürzel oder reine Funktionsbezeichnungen reichen nicht aus.
Handelt eine Person im Auftrag oder in Vertretung, ist dies durch „i. A.“ beziehungsweise „i. V.“ kenntlich zu machen.
Eine fehlende oder fehlerhafte Namenswiedergabe führt in der Regel nicht zur Unwirksamkeit, kann aber einen Formfehler darstellen.
Zusätzliche Anforderungen beim Schriftformersatz
Soll ein elektronischer Verwaltungsakt die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen, muss bei Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur auch das zugrunde liegende Zertifikat die erlassende Behörde erkennen lassen. Dafür muss das entsprechende Behördenattribut im Zertifikat hinterlegt sein.
Dauerhafte Überprüfbarkeit
In bestimmten Fällen schreibt das Gesetz vor, dass elektronische Signaturen oder Siegel dauerhaft überprüfbar sein müssen. Dies betrifft insbesondere Verwaltungsakte mit langfristiger Wirkung. Die Echtheit der Signatur muss dann auch über die Gültigkeitsdauer des Zertifikats hinaus nachweisbar bleiben.
Praxistipp: Elektronische Verwaltungsakte sollten möglichst vollständig digital erstellt und bearbeitet werden. Das Ausdrucken, Unterschreiben und anschließende Einscannen verursacht unnötigen Aufwand und ist grundsätzlich vermeidbar.