2. Netzwerktreffen der Digitalen Langzeitarchivierung zur Ressourcenplanung
Wie können Kommunen die digitale Langzeitarchivierung nachhaltig organisieren und die dafür notwendigen Ressourcen realistisch planen? Mit diesen Fragen beschäftigte sich das Netzwerktreffen der Kommunalen Servicestelle für digitale Archivierung (KOSDA) am 07.10.2026 zum Thema „Ressourcenplanung für die digitale Langzeitarchivierung“. Rund 35 Archivar:innen, Digitalisierungsbeauftragte und IT-Verantwortliche aus verschiedenen Kommunalverwaltungen kamen dazu im Stadtarchiv Kiel zusammen und nahmen an dem Treffen teil und tauschten sich über praktische Erfahrungen, Herausforderungen und Lösungsansätze aus.
Einen praxisnahen Einblick in die tägliche Arbeit gab Frau Christiane Hoene vom Stadtarchiv Halle (Saale). Anhand konkreter Erfahrungen wurde deutlich, dass digitale Langzeitarchivierung weit über die Auswahl und den Betrieb einer technischen Plattform hinausgeht. Sie ist eine dauerhafte kommunale Aufgabe, die neben den Finanzen kontinuierliche fachliche, organisatorische und personelle Ressourcen erfordert.
Eine wesentliche Erkenntnis des Treffens war daher, dass die fachliche und organisatorische Vorarbeit mindestens so wichtig ist wie die technische Infrastruktur. Bevor digitale Unterlagen übernommen und langfristig gesichert werden können, müssen unter anderem Prozesse, Zuständigkeiten und Prioritäten geklärt werden. Auch die einzelnen Bearbeitungsschritte sind differenziert zu betrachten: Übernahme, Sicherung und Erschließung – bezeichnet das Ordnen und Verzeichnen von Archivgut Weiterlesen...Erschließung sind unterschiedliche Aufgaben, die jeweils eigene Anforderungen und Aufwände mit sich bringen.
Deutlich wurde außerdem, dass digitale Langzeitarchivierung nicht allein durch die Archive geleistet werden kann. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Archiven, den verschiedenen Fachbereichen und der IT ist eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung. Klare Zuständigkeiten und eine realistische Planung der personellen Ressourcen müssen dabei von Anfang an berücksichtigt werden. Die zusätzlichen Aufgaben können nicht dauerhaft neben den bisherigen Tätigkeiten aufgefangen werden.
In diesem Zusammenhang wurde auch deutlich, dass das Thema auf politischer Ebene und bei Verwaltungsleitungen noch stärker ins Bewusstsein rücken muss. Die Bedeutung der digitalen Langzeitarchivierung und die damit verbundenen langfristigen Ressourcenbedarfe werden bislang nicht überall ausreichend wahrgenommen. Aus dem Kreis der Teilnehmenden wurde daher der Wunsch nach mehr Sichtbarkeit, Aufmerksamkeit und Unterstützung für diese wichtige kommunale Aufgabe formuliert. Eine stärkere Verankerung des Themas auf Leitungs- und politischer Ebene ist eine wichtige Voraussetzung dafür, die notwendigen personellen, finanziellen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen.
Eine Möglichkeit, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen, bieten Verbundlösungen. Durch die Zusammenarbeit mehrerer Kommunen können Infrastruktur, Fachwissen und Beratung gebündelt werden. In diesem Zusammenhang wurde bei der Veranstaltung auch das neue Preismodell für die Nutzung der Archivierungslösung DIMAG vorgestellt, welche den Kommunen in Schleswig-Holstein über den ITV.SH und die KOSDA zur Verfügung gestellt wird. Damit wurde ein weiterer konkreter Aspekt der Ressourcenplanung betrachtet und aufgezeigt, welche Rahmenbedingungen bei der Nutzung einer gemeinsamen technischen Lösung berücksichtigt werden müssen.
Gleichzeitig kann eine sinnvolle Arbeitsteilung dazu beitragen, Qualität und Wissen zu sichern und die langfristige Arbeitsfähigkeit der beteiligten Stellen zu gewährleisten. Angesichts der vielfältigen Anforderungen ist zudem eine klare Priorisierung notwendig. Nicht alle digitalen Bestände und Aufgaben können gleichzeitig bearbeitet werden. Ein realistisches Erwartungsmanagement hilft dabei, den Umfang der Aufgabe transparent zu machen und gemeinsam erreichbare Ziele zu definieren.
Das Netzwerktreffen hat gezeigt, dass der Austausch zwischen Kommunen dabei eine wichtige Rolle spielt. Gemeinsame Standards, Erfahrungen und Lösungsansätze können die Umsetzung erleichtern und dazu beitragen, dass nicht jede Kommune dieselben Herausforderungen allein bewältigen muss. Zudem wurde
Damit wird deutlich: Erfolgreiche digitale Langzeitarchivierung ist nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische und gemeinschaftliche Aufgabe. Sie braucht klare Zuständigkeiten, ausreichende Ressourcen, realistische Prioritäten und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit – und sie wird Kommunen dauerhaft begleiten.